Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Elektronische Rechnungen in Deutschland
Stand 25.10.2024:
Der Bundesrat hat mit dem Wachstumschancengesetz das Ende der pdf- und Papierrechnung sowie die Einführung der elektronischen Rechnung beschlossen. Am 25.10.2024 BMF ein BMF-Schreiben (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 ) veröffentlicht, in dem die Details beschrieben sind.
Details dazu finden Sie hier.
Was wird unter einer elektronische Rechnung ab 01.01.2025 verstanden?
Stand 28.12.2023/aktualisiert 25.10.2024
Eine "elektronische Rechnung" ("E-Rechnung") ist nach bisherigem Verständnis elektronisch erstellt und wird elektronisch versendet. Beispielsweise handelt es sich um XRechnungen, die seit November 2020 bei Rechnungsstellung an dt. Bundesbehörden Pflicht sind. Bisher war auch eine pdf-Rechnung eine elektronische Rechnung. Dieses Verständnis ändert sich ab 2025:
Eine "bisher übliche" pdf-Rechnung oder eine gescannte Papierrechnung wrid ab 2025 wie eine Papierrechnung als "sonstige" Rechnung verstanden.
Was ist zu tun?
Eingangsrechnungsbearbeitung:
Unternehmen müssen bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein müssen, die E-Rechnungen zu empfangen. An dieser Stelle gibt es keine Übergangsregelungen.
Der Empfang von elektronischen Rechnungen umfasst die hybride Formate (ZugFeRD) und Formate des CEN-Formats EN 16931 und europäische zugelassene Verfahren:
- Die XRechnung ist ein Format, das u. a. bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt.
- Das ZUGFeRD-Format ist eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei (ab Version 2.0.1).
- Als zugelassene europäische Formate gelten auch Factur-X (Frankreich) sowie Peppol-BIS Billing.
- Andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt werden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
- EDI-Verfahren in weiterentwickelter Form:
Hier wurde die usrprüngliche Fassung für die anwendenden Unternehmen deutlich verbessert:
Elektronische Rechnungen mit anderen Formaten (EDI) sind bis Ende 2027 erlaubt, soweit der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2028 ist EDI erlaubt, wenn das Meldesystem damit bedient werden kann, so dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
Wichtig ist #27 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 über die Festlegung des verwendeten Austauschformates:
"Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist. "
Ausgangsrechnungen:
Für die Erstellung der Ausgangsrechnungen gilt der gesetzliche Zeitplan. D.h. die ERP-Systeme sind entsprechend anzupassen und ausnahmslos für jede Rechnung ist eine elektronische Rechnung zu erzeugen. Dies betrifft Gesamtrechnungen eines Auftrages, Teilrechnungen für Teillieferungen oder Anzahlungen, etc.
Zeitplan bis zur verbindlichen Verwendung der elektronischen Rechnung ab 01.01.2028
|
|
|
|
|
Zeitraum | Erstellung bzw. Verwendung von Papierrechnung /pdf-Rechnung | Elektronische Rechnung |
| Ab 01.01.2025 bis 31.12.2025 | Erlaubt, | Erlaubt inkl. |
| Ab 01.01.2026 | Erlaubt, | Erlaubt inkl. |
| Ab 01.01.2027 | Nicht erlaubt! Ausnahme: | Dto.
EDI ist erlaubt unabh. vom Vorjahresumsatz |
| Ab 01.01.2028 | Nicht mehr erlaubt | Elektronische Rechnung
EDI ist erlaubt, wenn das Meldesystem damit bedient werden kann, so dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist. |
Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD - Ein hybrides Format aus pdf-Anzeige und XML-Daten
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen öffentlichen und privaten Teilnehmern ein Austauschformat erstellt, so dass die OCR-Extraktion hinfällig wird. Dieser Formatvorschlag befindet sich im Dokument "Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland", kurz ZUGFeRD, und wird auch im deutschsprachigen Ausland beachtet und diskutiert.
Bei Rechnungen nach ZUGFeRD-Spezifikation liegt das oben genannte Rechnungsbild in einer PDF-Datei vor und zusätzlich enthält die PDF-Rechnung die Rechnungsdaten in Klartext und damit in maschinenlesbarer Form. Es finden standardisierte Bezeichner Verwendung, so dass die Daten nicht über OCR erkannt werden müssen, sondern sie werden aus dem eingebetteten XML-Teil des PDF/A-3-Dokumentes ausgelesen. Festgelegte Signalwörter kennzeichnen Beträge, Mengen, Adressdaten etc.
Kurzum: Das pdf-Bild dient dem menschlichen Betrachter, der XML-Teil der Maschinenlesbarkeit.
Wichtig:
ZUGFeRD Version 2.1.1 enthält die XRechnungs-Spezifikation die seit November 2020 von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verlangt wird. Damit ist salopp formuliert ZUGFeRD mit XRechnung identisch, es enthält lediglich zusätzlich zur XRechnung ein Bildkomponenten und ist weiterhin ein Hybrid-Format.
Weitere Informationen hier
Peppol - der heimliche Riese unter den elektronischen Rechnungsformaten
Die alleinige Definition und Verabschiedung eines elektronischen Rechnungsformates garantiert nicht dessen Verwendung. Insbesondere wenn dem Rechnungsersteller Aufwände und Kosten ohne entsprechendem Nutzen entstehen.
Günstig wird ein Verfahren, wenn die elektronische Rechnung Bestandteil eines gesamten Konzeptes oder Verfahrens wird, bei dem alle Beteiligten profitieren.
Ein Ansatz auf europäischer Ebene ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Es handelt sich dabei um eine international entwickelte Lösung, mit der ein elektronisch unterstütztes Beschaffungsverfahren in der EU standardisiert werden soll. Hierbei werden auf einer entsprechenden sicheren Infrastruktur elektronische Dokumente zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihren Vertragspartnern ausgetauscht. Der Beschaffungsprozess wird von der Bestellung bis zur Rechnung elektronisch unterstützt.
In Norwegen wurden via PEPPOL in 2 Jahren über 2,7 Millionen Rechnungen abgewickelt. Innerhalb von 12 Monaten wurden durch das gesamte Prozessverfahren sogar über 8,8 Millionen Dokumente transportiert (siehe Grafik, Quelle und externer Link www.peppol.eu/news/electronic-invoicing-in-norway-a-story-of-success).
Im Unterschied zu ZUGFeRD liegt bei PEPPOL ein reines XML-Format ohne Bild vor.
Abschließend sei zu PEPPOL zusammengefasst, dass der in Deutschland eher unbekannte Ansatz, eine Lösung mit Formaten zu entwickeln, für die gewählte Aufgabe sinnvoll ist und mit seinen Erfahrungen auch in die Umsetzungsergebnisse der EU-Richtlinie 2014/55/EU einfließen wird.
Der dort verwendete Rechnungsstandard kann bei international agierenden Unternehmen im öffentlichen Bereich sicher vorkommen, er spielt aber in Deutschland aktuell keine Rolle.
Elektronische Rechnungen aus EU-Sicht - E-Rechnungsverordnung 2017 und XRechnung seit 2020
Aus EU-Sicht ist die Erlaubnis zur Verwendung von elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur ein großer Fortschritt und die logische Folge ist die Regelung zu einem einheitlichen elektronischen Format.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 sieht dies ähnlich und nennt als 1. Grund für eine einheitliche Formatregelung, dass "...mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen" bestehen und in den Mitgliedstaaten verwendet werden. Es gibt darüber hinaus keine vorherrschende Norm, und die meisten nationalen Normen sind unterienander nicht interoperabel.
Die EU-Richtlinie trat Ende Mai 2014 in Kraft und wurde in deutsches Recht umgesetzt. Dies bedeutet nun die Pflicht, dass festgelegte Behörden elektronische Rechnungen empfangen müssen. Damit verbunden ist auch eine Formatspezifikation für elektronische Rechnungen, die in Deutschland XRechnung lautet. Dies ist in der deutschen E-Rechnungsverordnung 2017 verabschiedet worden, womit gute Bedingungen für eine weitere Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung vorliegen.
Die Richtlinie sollte gemäß Abschnitt (35) "ausschließlich die Rechnungsempfänger, also die öffentlichen Auftraggeber, zentralen Beschaffungsstellen und Auftraggeber, zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichten. Sie sollte nicht das Recht des Absenders der Rechnung berühren, frei zu entscheiden, ob er seine Rechnung nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, nach nationalen oder anderen technischen Normen oder im Papierformat stellt."
Genau in diesem Sinne lautet die E-Rechnungsverordnung 2017.
Fazit:
Während ZUGFeRD sich mit seiner ursprünglichen Spezifikation national kaum und europaweit nicht durchsetzen konnte, ist das XRechnungsformat besser aufgestellt. Ab dem 27. November 2020 sind grundsätzlich alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Diese Pflicht wird den anteil der elektronischen Rechnungen erhöhen.
Wer nicht nur XML-Daten versenden möchte, kann auf das XRechnungs-Format mit PDF-Bild zurückgreifen und sollte dann ZUGFeRD 2.1.1 vom 01.07.2020 verwenden. Denn hier wird ein pdf-Rechnungsbild mit einem XRechnungs-Datensatz verwendet und die Umwandlung der XML-Datein in ein lesbares Rechnungsbild entfällt.
Elektronischer Rechnungsaustausch in EU - Gefahr einer Plattform- und Formatvielfalt?
Die elektronischen Rechnungen in Europa basieren bis jetzt auf PDF-Rechnungen. Die Verwendung von XML-Datensätzen aufgrund der neuen EU-weite Richtlinie wird noch Reifezeit benötigen, die EU-Basis stellt eine gute Verbreitungschance dar.
Es gibt nun aber Entwicklungen in einigen Nationalstaaten, die anscheinend dem europaweiten Standardisierungstrend entgegenwirken: Elektronische Rechnungen müssen zunehmend zentral auf staatlichen Portalen in den Ländern gemeldet und gespeichert werden. Wesentlicher Grund hierfür ist die Eindämmung des Umsatzsteuerbetruges. Mit dieser nationalen, zentralen Meldungspflicht sind teilweise bestimmte Datensatzformate vorgeschrieben.
Diese Entwicklung kann zum einen die Verwendung elektronischer Rechnungsformate – in diesem Land - beflügeln. Andererseits kann dadurch die Formatvielfalt in Europa steigen, wenn die nationalen Meldungsportale speziell vorgeschriebene Formate verlangen, und dieser Trend ist hinderlich, allgemein verwendbare Standards zu etablieren.
Hier exemplarisch einige Regelungen:
Spanien seit 01.01.2017:
Unternehmen sind dazu verpflichtet worden, bestimmte umsatzsteuerrelevante Angaben zu Aus- und Eingangsrechnungen zeitnah an das Finanzamt zu übermitteln.
Ungarn seit 01.07.2018:
Ungarische und in Ungarn umsatzsteuerliche registrierte Unternehmen müssen bestimmte Inhalte ihrer Ausgangsrechnungen an das sog. NAV-System melden. Dabei soll auch auf Empfängerseite die Möglichkeit bestehen, die entsprechende Rechnung abzufragen und damit validieren zu können.
Italien seit 01.01.2019:
Ab 1. Januar 2019 müssen alle italienischen Unternehmen und Freiberufler für in Italien erzielte Umsätze eine elektronische Rechnung stellen und über die Plattform der Einnahmenagentur SDI versenden. Dies gilt nicht nur für Umsätze, welche mit Unternehmen oder Freiberuflern erzielt werden, sondern auch für Umsätze mit Privatpersonen.
Großbritannien seit 01.04.2019:
Im Projekt „Making Tax Digital“ verpflichtet der britische Fiskus (HMRC) Unternehmen ab dem 01.04.2019 dazu, Informationen über sämtliche Transaktionen elektronisch zu archivieren. An die HMRC sind über eine spezielle Programmierschnittstelle dann die elektronischen Aufzeichnungen zusammen mit der Umsatzsteuererklärung zu übermitteln.
Fazit:
Die elektronische Rechnung ist in Europa auf dem Vormarsch und zwar exterm schnell. Die Formatvielfalt wird vermutlich steigen und das Thema vielfältig gestalten.
Die Rechnungen liegen aber originär digital vor und deswegen wird eine elektronische Rechnungsprüfung sinnvoll und notwendig sein.
Mehr Informationen auf der DWB-Seite "Elektronische Rechnungen in Europa"