Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Elektronische Rechnungen in Deutschland
Stand 21.03.2024:
Der Bundesrat hat mit dem Wachstumschancengesetz das Edne der pdf- und Papierrechnung sowie die Einführung der elektronischen Rechnung beschlossen.
Details zum Fahrplan finden Sie hier.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Stand 28.12.2023
Eine "elektronische Rechnung" ist nach bisherigem Verständnis elektronisch erstellt und wird elektronisch versendet. Beispielsweise handelt es sich um XRechnungen, die seit November 2020 bei Rechnungsstellung an dt. Bundesbehörden Pflicht sind.
Eine gescannte Rechnung ist hingegen eine "digitalisierte" Papierrechnung.
Nicht jede elektronische Rechnung enthält die Daten in auslesbarer Form als XML- oder Textdaten. Fallweise ist sie auch nur eine bildhafte Pdf-Datei wie nach einem Scan-Vorgang. In diesem Fall ist die elektronische Rechnung wie die gescannte Rechnung einer Erkennungslösung zuzuführen, um die Daten extrahiert zu bekommen.
Der Gebrauch und der Versand von elektronischen Rechnungen steigt nun seit Jahren kontinuierlich an und hier werden vor allem (bildhafte) pdf-Datei versendet, deren Rechnungswerte oft zur weiteren Verarbeitung dann über OCR und Regelwerk extrahiert werden müssen.
Es gibt seit längerem Bestrebungen, Rechnungen mit einem standardisierten Regelwerk zu versehen und ihnen klassifizierte Daten mitzugeben. Diese Daten sollen ausgelesen und direkt der elektronischen Freigabe zugeführt werden. Im Prinzip ist dies also ein Weg wie beim EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) - nur einfacher.
Dieses Bestreben ist sei Dezember 2023 in einem Gesetz formuliert und verabschiedet worden. Damit "verabschiedet" sich der Gesetzgeber von der pdf-Rechnung als elektronische Rechnung und macht die auslesbare elektronische Rechnung mit XML-Daten zur Pflicht. pdf-Rechnungen sind wie Papierrechnungen nur noch "sonstige Rechnungen", für die es Übergangsfristen gibt. Ab 01.01.2028 sind sämtliche Rechnungen dazu verpflichtet, den neuesten elektronischen Standards zu entsprechen.
Inhalt und Weg zur elektronischen Rechnung und PDF-Rechnungsverbot
Bereits im Dezember 2022 hat die Bundesrepublik bei der EU einen Antrag auf Erteilung einer Ermächtigung nach Art. 395 MwStSystRL gestellt, damit eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes geplant werden kann.
Im April 2023 fasst der Referenten-Entwurf mit dem Geschäftszeichen „III C 2 - S 7287-a/23/10001 :006“ (Link siehe linker Kasten) folgende Inhalte zusammen:
- Beschränkung der eRechnung auf inländische B2B-Umsätze,
- eine neue Definition der eRechnung angelehnt an den ViDA-Rechtsetzungsvorschlag und basierend auf der Norm CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, ABl. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1),
- die Zusammenfassung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung, die nicht die Anforderungen an die neue eRechnung erfüllt, unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“,
- die Streichung des Vorrangs der Papierrechnung in § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG,
- die Neustrukturierung der Rechnungsausstellungsverpflichtung in § 14 Abs. 2 UStG, um zukünftig B2B-Rechnungen beschreiben zu können.
Parallel dazu laufen Arbeiten am deutschen Meldesystem. Dabei sollen den Steuerbehörden bestimmte Rechnungsdaten („Meldedaten“) auf elektronischem Weg übermitteln werden. Eine Übermittlung der vollständigen Rechnung ist nicht geplant. Ebenso sieht es momentan nicht danach aus, dass die Angabe des betroffenen Bankkontos für die Zahlung anzugeben ist.
Gleichwohl soll der Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger über eine eRechnungsplattform laufen, die entweder staatlicher oder privater Natur entspringt, soweit letztgenannte die Verwaltungsanforderungen erfüllt.
Was ist zu tun?
Eingangsrechnungsbearbeitung:
Unternehmen müssen bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein müssen, die E-Rechnungen zu empfangen. An dieser Stelle gibt es keine Übergangsregelungen.
Der Empfang von elektronischen Rechnungen umfasst die Formate des CEN-Formats EN 16931:
- Die XRechnung ist ein Format, das u. a. bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt.
- Das ZUGFeRD-Format ist eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei (ab Version 2.0.1).
- Andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt werden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
- EDI-Verfahren in weiterentwickelter Form:
Hier wurde die usrprüngliche Fassung für die anwendenden Unternehmen deutlich verbessert:
Elektronische Rechnungen mit anderen Formaten (EDI) sind bis Ende 2027 erlaubt, soweit der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2028 ist EDI erlaubt, wenn das Meldesystem damit bedient werden kann, so dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
Ausgangsrechnungen:
Für die Erstellung der Ausgangsrechnungen gilt der gesetzliche Zeitplan. D.h. die ERP-System sind entsprechend anzupassen und ausnahmslos für jede Rechnung ist eine elektronische Rechnung zu erzeugen. Dies betrifft Gesamtrechnungen eines Auftrages, Teilrechnungen für Teillieferungen oder Anzahlungen, etc.
Datenformate bei elektronischen Rechnungen
Für elektronische Rechnungen gibt es nun Formate oder Standards, damit der Austausch automatisiert werden kann. Es kann hier zwischen Formaten und Austauschwegen unterschieden werden:
a) Standards
In Deutschland ist es das ursprüngliche hybride ZUGFeRD-Format, welches die X-Rechnungsspezfiikation übernommen hat. Vom Ansatz ist lediglich die Idee der "hybriden Rechnung" übrig, die aus einer klassichen lesbaren pdf-Sicht und einer XML-definierten Struktursicht besteht.
Aus europäischer Initiative entstammt das XRechnungsformat, welches auch in anderen Ländern grundsätzlich verwendet wird. Hierbei handelt es sich um eine strukturierte XML-Beschreibung gemäß Norm CEN-Format EN 16931. Um diese Rechnung als Mensch "einfach" lesen zu können ist aus den XML-Daten eine "Stellvertreterrechnung" in einer formatierten Sicht zu erzeugen.
Beide Formate sind für die Verwendung der elektronischen Rechnung ab 01.01.2025 in Deutschland durch ein BMF-Schreiben erlaubt (siehe Box rechts).
b) Austauschwege
Elektronische Rechnungen können per E-Mail vom Absender zum Empfänger versendet werden. Dabei wird auch der Weg über ein Portal des Absenders oder des Empfängers subsumiert. Ein besonderer Fall stellt das staatliche Portal dar, bei der Fiskus unmittelbar Einblick in die Rechnungen erhält, diese dem Empfänger (ebenfalls über das Portal) zustellt und den relevanten Steuerbetrag "mitgeteilt" bekommt.
Die Verwendung dieses Verfahrens steigt weltweit betrachtet an und in Europa ist Italien Vorreiter für dieses Modell.
Die vorherrschende Idee für den Rechnungsaustausch in Deutschland ist, dass mit dem Rechnungsübermittlungsvorgang vom Absender zum Empfänger auch gleichzeitig die Meldedaten (als Teil der Rechnungsdaten) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Gleichwohl soll der Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger über eine eRechnungsplattform laufen, die entweder staatlicher oder privater Natur entspringt, soweit letztgenannte die Verwaltungsanforderungen erfüllt.
Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD - Ein deutsches Format mit Zukunft?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen öffentlichen und privaten Teilnehmern ein Austauschformat erstellt, so dass die OCR-Extraktion hinfällig wird. Dieser Formatvorschlag befindet sich im Dokument "Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland", kurz ZUGFeRD, und wird auch im deutschsprachigen Ausland beachtet und diskutiert.
Bei Rechnungen nach ZUGFeRD-Spezifikation liegt das oben genannte Rechnungsbild in einer PDF-Datei vor und zusätzlich enthält die PDF-Rechnung die Rechnungsdaten in Klartext und damit in maschinenlesbarer Form. Es finden standardisierte Bezeichner Verwendung, so dass die Daten nicht über OCR erkannt werden müssen, sondern sie werden aus dem eingebetteten XML-Teil des PDF/A-3-Dokumentes ausgelesen. Festgelegte Signalwörter kennzeichnen Beträge, Mengen, Adressdaten etc.
Wichtig:
ZUGFeRD Version 2.1.1 enthält die XRechnungs-Spezifikation die seit November 2020 von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verlangt wird. Damit ist salopp formuliert ZUGFeRD mit XRechnung identisch, es enthält lediglich zusätzlich zur XRechnung ein Bildkomponenten und ist weiterhin ein Hybrid-Format.
Weitere Informationen hier
Elektronische Rechnungen aus EU-Sicht - E-Rechnungsverordnung 2017 und XRechnung seit 2020
Aus EU-Sicht ist die Erlaubnis zur Verwendung von elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur ein großer Fortschritt und die logische Folge ist die Regelung zu einem einheitlichen elektronischen Format.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 sieht dies ähnlich und nennt als 1. Grund für eine einheitliche Formatregelung, dass "...mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen" bestehen und in den Mitgliedstaaten verwendet werden. Es gibt darüber hinaus keine vorherrschende Norm, und die meisten nationalen Normen sind unterienander nicht interoperabel.
Die EU-Richtlinie trat Ende Mai 2014 in Kraft und wurde in deutsches Recht umgesetzt. Dies bedeutet nun die Pflicht, dass festgelegte Behörden elektronische Rechnungen empfangen müssen. Damit verbunden ist auch eine Formatspezifikation für elektronische Rechnungen, die in Deutschland XRechnung lautet. Dies ist in der deutschen E-Rechnungsverordnung 2017 verabschiedet worden, womit gute Bedingungen für eine weitere Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung vorliegen.
Die Richtlinie sollte gemäß Abschnitt (35) "ausschließlich die Rechnungsempfänger, also die öffentlichen Auftraggeber, zentralen Beschaffungsstellen und Auftraggeber, zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichten. Sie sollte nicht das Recht des Absenders der Rechnung berühren, frei zu entscheiden, ob er seine Rechnung nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, nach nationalen oder anderen technischen Normen oder im Papierformat stellt."
Genau in diesem Sinne lautet die E-Rechnungsverordnung 2017.
Fazit:
Während ZUGFeRD sich mit seiner ursprünglichen Spezifikation national kaum und europaweit nicht durchsetzen konnte, ist das XRechnungsformat besser aufgestellt. Ab dem 27. November 2020 sind grundsätzlich alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Diese Pflicht wird den anteil der elektronischen Rechnungen erhöhen. Wer nicht nur XML-Daten versenden möchte, kann auf das XRechnungs-Format mit PDF-Bild zurückgreifen und sollte dann ZUGFeRD 2.1.1 vom 01.07.2020 verwenden. Denn hier wird ein pdf-Rechnungsbild mit einem XRechnungs-Datensatz verwendet.
Elektronischer Rechnungsaustausch in EU - Gefahr einer Plattform- und Formatvielfalt?
Die elektronischen Rechnungen in Europa basieren bis jetzt auf PDF-Rechnungen. Die Verwendung von XML-Datensätzen aufgrund der neuen EU-weite Richtlinie wird noch Reifezeit benötigen, die EU-Basis stellt eine gute Verbreitungschance dar.
Es gibt nun aber Entwicklungen in einigen Nationalstaaten, die anscheinend dem europaweiten Standardisierungstrend entgegenwirken: Elektronische Rechnungen müssen zunehmend zentral auf staatlichen Portalen in den Ländern gemeldet und gespeichert werden. Wesentlicher Grund hierfür ist die Eindämmung des Umsatzsteuerbetruges. Mit dieser nationalen, zentralen Meldungspflicht sind teilweise bestimmte Datensatzformate vorgeschrieben.
Diese Entwicklung kann zum einen die Verwendung elektronischer Rechnungsformate – in diesem Land - beflügeln. Andererseits kann dadurch die Formatvielfalt in Europa steigen, wenn die nationalen Meldungsportale speziell vorgeschriebene Formate verlangen, und dieser Trend ist hinderlich, allgemein verwendbare Standards zu etablieren.
Hier exemplarisch einige Regelungen:
Spanien seit 01.01.2017:
Unternehmen sind dazu verpflichtet worden, bestimmte umsatzsteuerrelevante Angaben zu Aus- und Eingangsrechnungen zeitnah an das Finanzamt zu übermitteln.
Ungarn seit 01.07.2018:
Ungarische und in Ungarn umsatzsteuerliche registrierte Unternehmen müssen bestimmte Inhalte ihrer Ausgangsrechnungen an das sog. NAV-System melden. Dabei soll auch auf Empfängerseite die Möglichkeit bestehen, die entsprechende Rechnung abzufragen und damit validieren zu können.
Italien seit 01.01.2019:
Ab 1. Januar 2019 müssen alle italienischen Unternehmen und Freiberufler für in Italien erzielte Umsätze eine elektronische Rechnung stellen und über die Plattform der Einnahmenagentur SDI versenden. Dies gilt nicht nur für Umsätze, welche mit Unternehmen oder Freiberuflern erzielt werden, sondern auch für Umsätze mit Privatpersonen.
Großbritannien seit 01.04.2019:
Im Projekt „Making Tax Digital“ verpflichtet der britische Fiskus (HMRC) Unternehmen ab dem 01.04.2019 dazu, Informationen über sämtliche Transaktionen elektronisch zu archivieren. An die HMRC sind über eine spezielle Programmierschnittstelle dann die elektronischen Aufzeichnungen zusammen mit der Umsatzsteuererklärung zu übermitteln.
Fazit:
Die elektronische Rechnung ist in Europa auf dem Vormarsch und zwar exterm schnell. Die Formatvielfalt wird vermutlich steigen und das Thema vielfältig gestalten.
Die Rechnungen liegen aber originär digital vor und deswegen wird eine elektronische Rechnungsprüfung sinnvoll und notwendig sein.
Mehr Informationen auf der DWB-Seite "Elektronische Rechnungen in Europa"
Peppol - der heimliche Riese unter den elektronischen Rechnungsformaten
Die alleinige Definition und Verabschiedung eines elektronischen Rechnungsformates garantiert nicht dessen Verwendung. Insbesondere wenn dem Rechnungsersteller Aufwände und Kosten ohne entsprechendem Nutzen entstehen.
Günstig wird ein Verfahren, wenn die elektronische Rechnung Bestandteil eines gesamten Konzeptes oder Verfahrens wird, bei dem alle Beteiligten profitieren.
Ein Ansatz auf europäischer Ebene ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Es handelt sich dabei um eine international entwickelte Lösung, mit der ein elektronisch unterstütztes Beschaffungsverfahren in der EU standardisiert werden soll. Hierbei werden auf einer entsprechenden sicheren Infrastruktur elektronische Dokumente zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihren Vertragspartnern ausgetauscht. Der Beschaffungsprozess wird von der Bestellung bis zur Rechnung elektronisch unterstützt.
In Norwegen wurden via PEPPOL in 2 Jahren über 2,7 Millionen Rechnungen abgewickelt. Innerhalb von 12 Monaten wurden durch das gesamte Prozessverfahren sogar über 8,8 Millionen Dokumente transportiert (siehe Grafik, Quelle und externer Link www.peppol.eu/news/electronic-invoicing-in-norway-a-story-of-success).
Im Unterschied zu ZUGFeRD liegt bei PEPPOL ein reines XML-Format ohne Bild vor.
Abschließend sei zu PEPPOL zusammengefasst, dass der in Deutschland eher unbekannte Ansatz, eine Lösung mit Formaten zu entwickeln, für die gewählte Aufgabe sinnvoll ist und mit seinen Erfahrungen auch in die Umsetzungsergebnisse der EU-Richtlinie 2014/55/EU einfließen wird.
Der dort verwendete Rechnungsstandard kann bei international agierenden Unternehmen im öffentlichen Bereich sicher vorkommen, er spielt aber in Deutschland aktuell keine Rolle.