Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Elektronische Rechnungen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine "elektronische Rechnung" ist elektronisch erstellt und wird elektronisch versendet. Eine gescannte Rechnung ist hingegen eine "digitalisierte" Papierrechnung.

Nicht jede elektronische Rechnung enthält die Daten in auslesbarer Form als XML- oder Textdaten. Fallweise ist sie auch nur eine bildhafte Pdf-Datei wie nach einem Scan-Vorgang. In diesem Fall ist die elektronische Rechnung wie die gescannte Rechnung einer Erkennungslösung zuzuführen, um die Daten extrahiert zu bekommen.

Der Versand von elektronischen Rechnungen steigt nun seit Jahren kontinuierlich an und hier werden vor allem (bildhafte) pdf-Datei versendet, deren Rechnungswerte oft zur weiteren Verarbeitung dann über OCR und Regelwerk extrahiert werden müssen.

Es gibt seit längerem Bestrebungen, Rechnungen mit einem standardisierten Regelwerk zu versehen und ihnen klassifizierte Daten mitzugeben. Diese Daten sollen ausgelesen und direkt der elektronischen Freigabe zugeführt werden. Im Prinzip ist dies also ein Weg wie beim EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) - nur einfacher.

Datenformate bei elektronischen Rechnungen

Für elektronische Rechnungen gibt es nun Formate oder Standards, damit der Austausch automatisiert werden kann.

Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD - Ein deutsches Format mit Zukunft?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen öffentlichen und privaten Teilnehmern ein Austauschformat erstellt, so dass die OCR-Extraktion hinfällig wird. Dieser Formatvorschlag befindet sich im Dokument "Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland", kurz ZUGFeRD, und wird auch im deutschsprachigen Ausland beachtet und diskutiert.

Bei Rechnungen nach ZUGFeRD-Spezifikation liegt das oben genannte Rechnungsbild in einer PDF-Datei vor und zusätzlich enthält die PDF-Rechnung die Rechnungsdaten in Klartext und damit in maschinenlesbarer Form. Es finden standardisierte Bezeichner Verwendung, so dass die Daten nicht über OCR erkannt werden müssen, sondern sie werden aus dem PDF/A-3-Dokument ausgelesen. Festgelegte Signalwörter kennzeichnen Beträge, Mengen, Adressdaten etc.

Elektronische Rechnungen aus EU-Sicht - es tut sich was!

Aus EU-Sicht ist die Erlaubnis zur Verwendung von elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur ein großer Fortschritt und die logische Folge ist der Vorschlag zu einem einheitlichen elektronischen Format.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 sieht dies ähnlich und nennt als 1. Grund für eine einheitliche Formatregelung, dass "...mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen" bestehen und in den Mitgliedstaaten verwendet werden. Es gibt darüber hinaus keine vorherrschende Norm, und die meisten nationalen Normen sind unterienander nicht interoperabel.

Die EU-Richtlinie trat Ende Mai 2014 in Kraft und spätestens Ende Mai 2017 soll eine europäische Norm für ein elektronisches Rechnungsformat vorliegen. Die EU-Mitgliedstaaten haben dann zur Umsetzung der Richtlinie bis zum 27. November 2018 Zeit. Inhalt dieser Richtlinie ist also nicht ein konkretes Format wie bei ZUGFeRD, sondern ein Fahrplan und Rahmen für ein zu schaffendes Format, welches im öffentlichen Bereich der EU-Behörden verwendet werden soll und somit auch bei den europäischen Unternehmen Anwendung finden soll.

Die Richtlinie sollte gemäß Abschnitt (35) "ausschließlich die Rechnungsempfänger, also die öffentlichen Auftraggeber, zentralen Beschaffungsstellen und Auftraggeber, zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichten. Sie sollte nicht das Recht des Absenders der Rechnung berühren, frei zu entscheiden, ob er seine Rechnung nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, nach nationalen oder anderen technischen Normen oder im Papierformat stellt."

Fazit:
Während ZUGFeRD bereits fertig spezifiziert mit Lösungen als nationale Lösung vorliegt, richtet die EU den Blick auf ein EU-einheitliches Rechnungsformat und legt einen Zeitplan für eine europäische Spezifikation für Rechnungen an EU-Einrichtungen fest. Dieses europäische Format soll dann ab Ende 2018 in den Ländern umgesetzt und anwendungsreif sein. Bis dahin bieten sich die verschiedenen nationalen Ansätze als (Übergangs-)lösung an, die vielleicht dann zu defacto-Standards gereift sind.

 

 

Peppol - der heimliche Riese unter den elektronischen Rechnungsformaten

Die alleinige Definition und Verabschiedung eines elektronischen Rechnungsformates garantiert nicht dessen Verwendung. Insbesondere wenn dem Rechnungsersteller Aufwände und Kosten ohne entsprechendem Nutzen entstehen.

Günstig wird ein Verfahren, wenn die elektronische Rechnung Bestandteil eines gesamten Konzeptes oder Verfahrens wird, bei dem alle Beteiligten profitieren.

Ein Ansatz auf europäischer Ebene ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Es handelt sich dabei um eine international entwickelte Lösung, mit der ein elektronisch unterstütztes Beschaffungsverfahren in der EU standardisiert werden soll. Hierbei werden auf einer entsprechenden sicheren Infrastruktur elektronische Dokumente zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihren Vertragspartnern ausgetauscht. Der Beschaffungsprozess wird von der Bestellung bis zur Rechnung elektronisch unterstützt.

In Norwegen wurden via PEPPOL in 2 Jahren über 2,7 Millionen Rechnungen abgewickelt. Innerhalb von 12 Monaten wurden durch das gesamte Prozessverfahren sogar über 8,8 Millionen Dokumente transportiert (siehe Grafik, Quelle und externer Link www.peppol.eu/news/electronic-invoicing-in-norway-a-story-of-success).

Im Unterschied zu ZUGFeRD liegt bei PEPPOL ein reines XML-Format ohne Bild vor.

Abschließend sei zu PEPPOL zusammengefasst, dass der in Deutschland eher unbekannte Ansatz, eine Lösung mit Formaten zu entwickeln, für die gewählte Aufgabe sinnvoll ist und mit seinen Erfahrungen auch in die Umsetzungsergebnisse der EU-Richtlinie 2014/55/EU einfließen wird.

Der dort verwendete Rechnungsstandard kann bei international agierenden Unternehmen im öffentlichen Bereich sicher vorkommen, er spielt aber in Deutschland aktuell keine Rolle.

Nach oben