Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Rechtliche Grundlagen: GoBD

Inhalt der GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fassen die Auffassung der Finanzverwaltung zu formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zusammen.

Sie beinhalten auch die die Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen (ehemalige GdPdU).

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die GoBD für die elektronische Archivierung und Bearbeitung von Rechnungen sehr nützliche und bedeutsame Hinweise enthält.

Im Zuge eines Invoicing-Projektes, sowie nach Einführung der Eingangsrechnungsbearbeitung sollten die GoBD regelmäßig auf relevante Ausführungen bzw. Änderungen geprüft werden.

Im November 2018 sind die Beschreibungen in den vier Punkten #20, #130, #135, #136 ergänzt worden. Unten sind die Änderungen zusammengefasst und hervorgehoben.

GOBD #20: Cloud Systeme werden berücksichtigt

GoBD #20
bisherige Fassungneue Fassung
Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an. Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System, Cloud-Systeme) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an.

GOBD #130: Erfassen oder Fotografieren mit Mobiltelefonen ist möglich

Bisherige Fassung:

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen),

ist das Scanergebnis

so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.

Werden gescannte Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über

die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.

Neue Fassung:

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert),

ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument

so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§147 Absatz 2 AO). Eine Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind.

Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die

Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.

§ 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden(z.B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland.

 

 

GOBD #135: Bei Konvertierung kann auf eine Fassung verzichtet werden

GoBD #135
bisherige Fassungneue Fassung
Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Die Aufbewahrung beider Versionen ist bei Beachtung folgender Anforderungen nicht erforderlich, sondern es ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriffdurch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden. Voraussetzung ist jedoch, dass bei der weiteren Verarbeitung keinerlei „Verdichtung“ aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtiger Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) vorgenommen wird.Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden. Voraussetzung ist jedoch, dass bei der weiteren Verarbeitung keinerlei „Verdichtung“ aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtiger Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) vorgenommen wird.

GOBD #136: Es darf im Ausland gescannt & gespeichert werden

GoBD #136
bisherige Fassungneue Fassung

Papierdokumente werden durch den

Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt.

Das Verfahren muss dokumentiert werden.

Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

Papierdokumente werden durch die elektronisch bildliche Erfassung (siehe
Rz. 130)
in elektronische Dokumente
umgewandelt.

Das Verfahren muss dokumentiert werden.

Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),

  • welches Schriftgut gescannt wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.
  • wer erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • welches Schriftgut erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.
Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach
§ 146 Abs. 2a AO genehmigten, Verlagerung
der elektronischen Buchführung ins Ausland
ein ersetzendes Scannen, wird es nicht
beanstandet, wenn die papierenen
Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den
Ort der elektronischen Buchführung
verbracht werden. Die Digitalisierung hat
zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins
Ausland zu erfolgen.