Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Erfolgsfaktoren Invoicing

Die erfolgreiche Einführung einer Eingangsrechnungslösung hängt weniger von der technischen Lösung ab, als vielmehr vom Gesamtkonzept, den vorhandenen ERP-Daten und den Geschäftsprozessen.

Anwender und Experten empfehlen gleichermaßen eine ordentliche Fachkonzeption aufzusetzen, in der die Dokumente, Ablagen und Abläufe so beschrieben sind, dass eine klare Lösung definiert werden kann. Dieses Sollkonzept sollte auf jeden Fall auch das Dokumentenvolumen insgesamt sowie je Lieferant und auch die Anzahl der Lieferanten beschreiben, so dass auch Alternativen zur Belegverarbeitung – im wesentlichen Belegvermeidung und Prozessbeschleunigung! - untersucht werden können. Mit diesen Erkenntnissen werden dann beispielsweise folgende Punkte untersucht, die die Erkennungsquote erheblich beeinflussen:

  • „Disziplin“ der Lieferanten (Angabe Bestellnummer oder andere Zuordnungskriterien)
  • Wie erfolgt die Dokumentenanlieferung: Über eine zentrale oder dezentrale Poststelle?
  • Wie erfolgt die Rechnungserfassung und welche Personen sind bei der Genehmigung  involviert?
  • Gibt es Integrationsmöglichkeiten mit Datenbanken oder einem ERP-System, damit erkannte Daten abgeglichen werden können?
  • Woher stammen die Rechnungen, müssen mehrere Eingangskanäle unterstützt werden, wie z. B. Fax, Portal-Download, EDI, Papier, E-Mail?

Anwenderberichte zeigen auch deutlich, dass Referenzinstallationen und Fachkonzeptionen immer eine rasche und sichere Einführung garantieren, unabhängig davon welches Produkt verwendet werden soll. Weiterhin empfiehlt sich eine Testphase, in der die Erkennungsquoten und Erkennbarkeit des Schriftgutes erprobt werden kann.

Wir haben Lösungen und Konzepte bereits in mehr als 14 europäischen Ländern erfolgreich eingeführt und es können bzgl. länderspezifischen Eigenschaften weitere Punkte beachtet werden:

  • Gibt es Pro-Forma-Rechnungen?
  • Welche länderspezifischen Regelungen gibt es bzgl. digitaler Aufbewahrung, digitaler Signatur und Steuervorschriften?
  • Gibt es länderspezifische Felder oder Bezeichnungen?
  • Sind die Synonyme bei der Erkennung anzupassen?
  • Ist von parallel mehrsprachigen Varianten auszugehen?
  • Welche Rundungen sind – überhaupt – üblich?
  • usw.