Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Beispiel für Dokumentenerkennung

Erkennung von Steuerbescheiden

Das Beispiel zeigt einen branchenspezifischen Anwendungsfall, der erhebliche Arbeitserleichterung im Prozess und bei der Ablage für alle Beteiligten mit sich bringt.

Umgesetzt wurde eine automatische Erkennung von Steuerbescheiden und digitale Mandantenakte mit Workflow im vorhandenen ECM-System.

Ausgangssituation

Eine Kanzlei empfängt für ihre Mandanten Steuerbescheide und bearbeitet diese. Das bisherige Verfahren sieht so aus, dass alle Bescheide geöffnet und gestempelt werden und an die jeweiligen Steuerfachgehilfen bzw. Steuerberater verteilt werden.

Die Bescheide werden alle auf Papierbasis bearbeitet und in Ordner abgelegt. Außerdem wird ein Fristenkontrollbuch mit einer Excelliste manuell geführt.

Im Zuge der letzten Jahre hat man nach der Prüfung und Abzeichnung durch den Bearbeiter alle Bescheide eingescannt und elektronisch in das Dateisystem abgelegt.

Eine elektronische Übermittlung der Bescheide mit der vorhandenen Fachanwendung für Steuerberater war nicht gewünscht. Die Verwendung des ECM mit der vielfältigen Integration mit Exchange, anderen Anwendungen und den bereits vorhandenen Akten wurde bevorzugt.

Anforderung

Nachdem eine elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgreich eingeführt wurde und Gewissheit herrscht, dass die Mandanten mit sehr hoher Trefferquote automatisch erkannt werden, möchte man die Steuerbescheide früh scannen und den Bearbeitern elektronisch zur Verfügung stellen.

Umsetzung der Erkennung

Das Erkennungsprojekt wird aufgesetzt, indem die Erkennungsverfahren der Rechnungserkennung genutzt und modifiziert werden. Beispielsweise erfolgt die Erkennung unter Einbeziehung der Steuernummer statt UiD. §14-Prüfungen werden deaktiviert wie auch die Betragserkennung.

Folgende Elemente sollen automatisch erkannt werden (rote Umrandung im Beispiel):

  • Adressierter Mandant bzw. Steuernummer des Mandanten
  • Datum des Steuerbescheides
  • Veranlagungszeitraum
  • Bescheidtyp

Es wird eine Schnittstelle zur Erkennungslösng erstellt, indem die Stammdatenlösung für einen aktuellen Abgleich mit der Erkennungslösung verbunden wird.

Umsetzung Workflow

Der kurze Workflow inklusive Fristüberwachung („Fristenkontrollbuch“) wird eingerichtet.  Die Fristüberwachung erfolgt derart, dass 20 Tage nach dem Bescheiddatum die zuständigen Bearbeiter eine Nachricht erhalten, wenn der Steuerbescheid noch nicht geprüft wurde.

Umsetzung Akte

Die Mandanten- bzw. Gesellschaftsakte wird automatisch aus den Schlagworten (Mandantennummer/Steuernummer) und einer festgelegten Hierarchie gebildet.

Jeder Schriftverkehr mit Bezug zum Steuerbescheid erhält dessen Indexwerte, sobald das Schriftstück mit dem Bescheid via Drag & Drop verbunden wird. Der Anwender wählt aus einer Liste mit vorgegeben Schrifttypen das betreffende aus und gibt den Betreff ein.

Damit wird die hier abgebildete Aktenstruktur automatisch befüllt und aufgebaut.

Lösungsbeschreibung

Das beschriebene Verfahren wurde mit einer normalen ECM-Lösung umgesetzt, die über eine automatische Dokumentenerkennung mit Datenextraktion verfügt.

Darüber hinaus verfügt die Lösung über gewisse Workflow-Funktionen, so dass eine Bearbeitungsmaske verfügbar ist und Bescheide nach einem entsprechenden Muster verteilt werden können.

Detail-Info: Steuerbescheidarten

Es werden ca. 70 Steuerbescheidarten erkannt, hier einige Beispiele:

Gewerbesteuer

  • Gewerbesteuer-Bescheid (Veranlagung und Festsetzung der Vorauszahlung)
  • Gewerbesteuer-Bescheid (Veranlagung und Festsetzung der Vorauszahlung) für atypisch stille Gesellschaft
  • Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag
  • Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag atypisch stille Gesellschaft
  • Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag für Zwecke der Vorauszahlung
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes für atypisch stille Gesellschaft
  • Bescheid über die Zerlegung des Gewerbesteuermessbetrages
  • Bescheid über Zinsen zur Gewerbesteuer
  • Stundungs- und Zinsbescheid
  • Bescheid über Erlass (Zinsen)

Körperschaftsteuer

  • Bescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag
  • Bescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags zur Körperschaftsteuer
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags zur Körperschaftsteuer (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Vorauszahlungsbescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen gem. § 27 Abs.2 S.1, § 28 Abs.1 S.3, § 37 Abs.2 und § 38 Abs.1 KStG
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen gem. § 27 Abs.2 S.1, § 28 Abs.1 S.3, § 37 Abs.2 und § 38 Abs.1 KStG (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Bescheid über Zinsen zur Körperschaftsteuer
  • Bescheid über Verspätungszuschläge zur Körperschaftsteuer
  • Bescheid über Säumniszuschläge zur Körperschaftsteuer
  • Bescheid über die Festsetzung des Anspruchs auf Auszahlung des KSt Guthabens gem. § 37 Abs. 5 KStG / Bescheid über die Festsetzung des Körperschaftsteuererhöhungsbetrages gem. § 38 Abs. 5 und 6 KStG
  • Bescheid über die gesonderte Feststellung nach § 2 a EStG zum Schluss des Veranlagungszeitraums JJJJ
  • Körperschaftsteuer - Aussetzung der Vollziehung

Gesonderte und einheitliche Feststellung

  • Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG)
  • Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG) (Vorbehalt der Nachprüfung  aufgehoben)
  • Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG) für atypisch stille Gesellschaft
  • Aussetzung der Vollziehung des Feststellungsbescheids für JJJJ
  • Bescheid über Verspätungszuschläge zur gesonderten und einheitlichen Feststellung von Besteuerungsgrundlagen

usw.