Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Was ist Eingangsrechnungsbearbeitung?
Elektronische Rechnungen als Schrittmacher für elektronische Rechnungsfreigabe
Die zunehmende Verwendung von Rechnungen führt immer mehr zu elektronischen Prüfungs- und Freigabeprozessen in den Unternehmen.
Das erleichtert einmal die medienbruchfreie Bearbeitung der elektronisch eingehenden Rechnungen und ermöglicht aber gleichfalls die Digitalisierung und automatische Datenextraktion papierbasierter Rechnungen.
Diese elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung ist schnell, effizient, transparent und ist heute "best practice" wenn man Anwender nach ihrer Zufriedenheit fragt.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen muss also nicht mehr langsam papiergestützt erfolgen, mit der Gefahr dass Skontoerlöse nicht genutzt werden können oder dass Mahnungen eintreffen.
Im Prinzip verfügt heute jedes Unternehmen über eine moderne EDV mit elektronischer Buchhaltung, Warenwirtschaft und Mailsystem. Häufig gibt es auch schon Scanner und Dokumenten Management-Systeme und die Eingangsrechnungen werden trotzdem noch wie im letzten Jahhundert per Papier und Hauspost bearbeitet!
Nicht zuletzt erweist sich die Tatsache als ausschlaggebend, dass auch beim Einsatz moderner ERP-Systeme das Papier den Bearbeitungstakt angibt: Die Papierträgheit bremst den raschen Durchlauf durch die Organisation und immer mehr Unternehmen stellen die analoge Rechnungsbearbeitung in Frage:
- Warum sollen gut ausgebildete Mitarbeiter Rechnungen erfassen, abtippen und ablegen anstelle ihre Kerntätigkeiten nachzugehen?
- Wie lassen sich Rechnungen schnell und effizient erfassen, ablegen, verteilen und wiederfinden?
- Wie können Prozesskosten reduziert und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöht werden?
Die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung beantwortet diese Fragen. Sie ermöglicht es, Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren, den Bearbeitungsaufwand zu minimieren und Rechnungen im Idealfall automatisch („dunkel“) zu buchen.
Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung
Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung wirkt vor allem in zwei Richtungen:
1. Aufwandssenkung und Kostensenkung wirken insgesamt betrachtet reduzierend auf die Prozesskosten.
2. Qualitätsverbesserung beim Prozess durch Wegfall händischer Übertragungstätigkeiten und Erhöhung der Transparenz.
Werden Rechnungen also elektronisch empfangen oder eingescannt, dann automatisch analysiert und per Regelwerk an die Prüfer und Freigeber verteilt, treten im Detail beispielsweise folgende Vorteile ein:
- Sicherstellung der Vollständigkeit und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen
- Transparenz der Prozessschritte (z. B. Rechnungsumlauf) und Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozessmonitoring
- Priorisierung von Rechnungseingängen
- digitaler und direkter Zugriff auf alle Dokumente
- Vermeidung unkontrollierbarer Abläufe von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
- Ausnutzung von Skontogewährung oder
- Vermeidung von Mahnungskosten
- Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
- Sicherstellung der vollständigen digitalen Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen.
Auswahl einer Invoicing-Lösung
Die Eingangsrechnungsbearbeitung besteht aus vielen Bestandteilen, wie Scannen, Validieren, Eingangsrechnungsbuch, Freigabe-Workflow im Web und im ERP-System etc. Die Auswahl einer Lösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung ist aufgrund der vielen Komponenten und des unternehmensspezifischen Prozessbezugs nicht vergleichbar mit der Auswahl eines ECM-System, ERP- oder Workflow-Systems.
Die Auswahl benötigt eine genaue Aufnahme der eingehenden Rechnungen und der damit verbundenen Abläufe. Für weitere Informationen folgen Sie bitte diesem Link.
Unterschied elektronische Rechnung zu gescannter Rechnung
Eine "elektronische Rechnung" ist elektronisch erstellt und wird elektronisch versendet.
Eine gescannte Rechnung ist eine digitalisierte Papierrechnung.
Nicht jede elektronische Rechnung enthält die Daten in auslesbarer Form als XML- oder Textdaten. Manchmal ist sie auch nur eine Pdf-Datei wie nach einem Scan-Vorgang.
In diesem Fall ist die elektronische Rechnung wie die gescannte Rechnung einer Erkennungslösung zuzuführen, um die Daten extrahiert zu bekommen.
Synonyme zu "Eingangsrechnungsbearbeitung"
Zum Begriff Eingangsrechnungsbearbeitung findet man verschiedene Synonyme:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
Anstelle von Eingangsrechnungsbearbeitung wird gelegentlich der Begriff Eingangsrechnungsverarbeitung verwendet.
Damit wird der automatische Verarbeitungscharakter etwas mehr in den Vordergrund gestellt. Dieser Begriff wird bei eher technisch geprägten Zusammenhängen verwendet, i. d. R. von Software-Herstellern oder von Personen, die eher eine technische Sichtweise auf das kaufmännische Thema haben. - Invoicing
Invoicing (von engl. „invoice“ die „Rechnung“) Invoicing wird gerne dann verwendet, wenn ein Eingangsrechnungsbearbeitung-Projekt international aufgesetzt ist und ein internationales Verständnis angestrebt wird.
Im angelsächsischen Bereich wird der Begriff verstanden, operativ wird öfters jedoch „AP Workflow“ verwendet. - Accounts Payable Workflow (AP Workflow)
“Accounts Payable” ist eine gängige Bezeichnung für „Verbindlichkeiten“. Der Kreditorenbuchhalter wird als „AP clerk“ bezeichnet und „AP workflow“ beschreibt die Eingangsrechnungsbearbeitung.