Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Was ist Eingangsrechnungsbearbeitung?

Elektronische Rechnungen als Schrittmacher für elektronische Rechnungsfreigabe

Der zunehmende Verwendung von Rechnungen führt immer mehr zur elektronischen Prüfungs- und Freigabeprozessen in den Unternehmen.

Das erleichtert einmal die medienbruchfreie Bearbeitung der elektronisch eingehenden Rechnungen ermöglicht aber auch die Digitalisierung und automatische Datenextraktion papierbasierter Rechnungen.

Diese elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung ist schnell, effizient, transparent und "best practice" wenn man Anwender nach ihrer Zufriedenheit fragt.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen muss also nicht mehr langsam papiergestützt erfolgen, mit der Gefahr dass Skontoerlöse nicht genutzt werden können oder dass Mahnungen eintreffen.

Im Prinzip verfügt heute jedes Unternehmen über eine moderne EDV mit elektronischer Buchhaltung, Warenwirtschaft und Mailsystem. Häufig gibt es auch schon Scanner und Dokumenten Management-Systeme und die Eingangsrechnungen werden trotzdem noch wie im letzten Jahhundert per Papier und Hauspost bearbeitet!

Nicht zuletzt erweist sich die Tatsache als ausschlaggebend, dass auch beim Einsatz moderner ERP-Systeme das Papier den Bearbeitungstakt angibt: Dessen Trägheit bremst den raschen Durchlauf durch die Organisation und durch die Hände der freizugebenden Mitarbeiter - und zwar folgendermaßen:

Post öffnen,Eingangsstempel setzen, Bestellnummer suchen oder Einkäufer ermitteln kann 1 bis 2 Wochen dauern. Am Jahresende sind „plötzlich“ auftauchende Eingangsrechnungen insbesondere dem Controlling ein Dorn im Auge, da die Ergebnisprognose für das Jahresende aufgrund der noch kurzfristig gebuchten Rechnungen nicht stimmt.

Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung

Werden Rechnungen eingescannt, elektronisch anaylisiert und dann per Regelwerk an die Prüfer und Freigeber vereteilt, treten einige Vorteile ein:

  • Sicherstellung der Vollständigkeit und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen in der Buchhaltung
  • Transparenz der Prozessschritte (z. B. Rechnungsumlauf) und Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozessmonitoring
  • Priorisierung von Rechnungseingängen, direkter Zugriff auf alle Dokumente
  • Vermeidung unkontrollierbarer Abläufe von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
  • Ausnutzung von Skontogewährung oder Mahnkosten
  • Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen

Auswahl einer Invoicing-Lösung

Die Eingangsrechnungsbearbeitung besteht aus vielen Bestandteilen, wie Scannen, Validieren, Eingangsrechnungsbuch, Freigabe-Workflow im Web und im ERP-System etc.  Die Auswahl einer Lösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung ist aufgrund der vielen Komponenten und des unternehmensspezifischen Prozessbezugs nicht vergleichbar mit der Auswahl eines ECM-System, ERP- oder Workflow-Systems.

Die Auswahl benötigt eine genaue Aufnahme der eingehenden Rechnungen und der damit verbundenen Abläufe. Für weitere Informationen folgen Sie bitte diesem Link.

Unterschied elektronische Rechnung zu gescannter Rechnung

Eine "elektronische Rechnung" ist elektronisch erstellt und wird elektronisch versendet.

Eine gescannte Rechnung ist eine digitalisierte Papierrechnung.

Nicht jede elektronische Rechnung enthält die Daten in auslesbarer Form als XML- oder Textdaten. Manchmal ist sie auch nur eine Pdf-Datei wie nach einem Scan-Vorgang.

In diesem Fall ist die elektronische Rechnung wie die gescannte Rechnung einer Erkennungslösung zuzuführen, um die Daten extrahiert zu bekommen.