Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
10 Tipps für erfolgreiche Eingangsrechnungs-Projekte
Erfolgreiche Invoicing-Projekte haben Gemeinsamkeiten...
... deswegen werden Erfolgsfaktoren und Hindernisse gesammelt und ausgewertet.
Die folgende Auflistung ist einie Sammlung aus einigen positiven "lessons learned"-Ergebnissen.
Einige davon sind erläutert, bei anderen genügt eine Aussage.
Weitere Informationen oder Details können Sie gerne anfordern.
1. Festlegen und Kommunizieren der Projektziele
2. Fach- und IT-Kompetenz in der Projektorganisation
3. Der günstigste Einführungstermin ist nicht unbedingt der 01. Januar!
Der erste Januar wird oft als Zielsetzung für "go-live" ausgegeben, damit mit dem neuen Geschäftsjahr alle Rechnungen einheitlich und digital vorhanden sind. Die Produktivsetzung muss aber nicht immer mit dem Beginn des Geschäftsjahres starten, wenn auch andere Aufgaben anliegen.
Prüfen Sie alternative Termine!
Starten Sie den go live des Projektes bereits im November mit festgelegten Abteilungen oder Gesellschaften. Es werden Erfahrungen gesammelt, die Beteiligten im Rechnungswesen können sich darauf einstellen und man sieht die Alltagstauglichkeit der Lösung.
Bis zum neuen Jahr kann die neue Arbeitsweise schrittweise an alle verteilt werden.
4. Orientierung am Standardfall!
5. Eingangsrechnungsbearbeitung ist ein Fach-Projekt, kein IT-Projekt
6. Der Kapazitätsplan für die Projektbeteiligen, Fachabteilung und das Testen darf nicht unterschätzt werden
7. Testen, Testen und Testen
Eine installierte, angepasste und Geschäftsprozess automatisierende Lösung ist vollständig zu testen. Nur so kann die funktionelle und logische Korrektheit belegt werden.
Erfolgreiches Testen schafft Vertrauen und überprüft die vollständige Abdeckung der anfallenden Szenarien, zu wenig Testen kann Betriebsprobleme verursachen.
Deswegen werden oben hier Testverfahren und das gemeinsame Erstellen der Testfallsammlung empfohlen.
8. baldiges Scannen und Vorführen der Lösung
In allen Projekten stellt das Rechnungsscannen und Präsentieren der ersten Erkennungsergebnisse ein positives Ausrufezeichen dar. Die Spannung entfällt bei vielen Beteiligten mit der Darstellung des erkannten Kreditors und den Rechnungswerten und wird gefolgt von positiver Neugier weiterer zu verarbeitenden Rechnungen bei allen Beteiligten. Meistens macht dann ein „Die Lösung funktioniert gut“ schon die Runde. Einen besseren Start kann man sich kaum wünschen.
9. Information der Lieferanten
Die erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung gelingt gut, wenn die Lieferanten darüber informiert werden. Damit gibt es weniger falsche Rechnungen per Mail. Die Formate sind meistens korrekt und viele andere Regelungen werden erfüllt.