Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Systembewertung und -auswahl

Auswahl einer Eingangsrechnungs-Lösung - aber wie?

Die Auswahl einer geeigneten und richtigen Lösung ist nicht einfach, denn sie hängt von vielen Faktoiren ab.

Zum einen sind die konzeptionellen Vorstellungen zu formulieren. Dabei weiß ein normaler Anwender nicht immer genau, welche Vorstellungen wie zu formulieren sind, und welche Bearbeitungsvarianten technisch oder organisatorisch möglich und gleichwertig sind.

Selbst bei einem optiomalen Fachkonzept sind die Produktbeschreibungen und Demos nicht immer vergleichbar und stellen selbstverständlich die idealsten Situationen entsprechend schön dar. Hier fehlt also die Vergleichbarkeit der Produkte.

Die Wünsche und Anforderungen der künftigen Anwender sind ebenfalls zu berücksichtigen und natürlich entscheidet auch die Ergonomie und andere "weiche Faktoren" über die Akzeptanz eines Produktes.

Selbstverständlich soll die Entscheidung auch in 5 oder 10 Jahren noch Bestand haben und nachvollziehbar.

Anforderungen an Auswahlverfahren

Eine Produktauswahl sollte deswegen

  • nachvollziehbar und
  • transparend sein
  • die Anwender mitnehmen
  • und zum geeigneten Produkt führen, das in Preis und Leistung das optimale Verhältnis darstellt und zum vorliegenden Rechnungsfreigabeprozess passt.

Unser Auswahlverfahren erfüllt alle diese Anforderungen und führt zum optimalen Produkt.

Fachkonzept als Basis

Das Fachkonzept legt die Grundlage, indem es auf die Ist-Analyse aufbaut und die gewünschte Bearbeitung beschreibt. Behandelt werden Themen wie:

  • Posteingang
  • Scannen und Qualitätssicherung
  • Qualität und Pflege der Stammdaten
  • Bearbeiten bestellbezogener Rechnungen
  • Bearbeiten nicht bestellbezogener Rechnungen
  • Freigaberegeln, Vier-Augenprinzip und Ausnahmen
  • Behandeln von Sammelrechnungen
  • Behandeln von "Sonder-Rechnungen"
  • Umgang mit Stornos, wertmäßigen und echten Gutschriften
  • Umfang der Anwendung (Anzahl Gesellschaften, Standorten, Ländern)
  • vorgelagerter oder integrierter Lösungsansatz
  • etc.

Außerdem ist das relevante Schriftgut zu beschreiben wie beispielsweise:

  • Menge und Qualität
  • eingehende Orte
  • Eingangswege (Post, Fax, e-Mail etc.)
  • Besonderheiten 
  • zu extrahierende Daten (Standardfelder, besondere Felder)
  • syntaktische Regeln
  • Länderspezifische Besonderheiten
  • etc.

Daraus können alle fachlichen und einige techischen Kriterien abgeleitet werden.

Kriterienkatalog

Übernahmen, Produktabkündigungen, Produktneuheiten und Fortentwicklungen führen zu Veränderungen in der Anbieterlandschaft. 

Aber auch auf Nachfragerseite bestehen unterschiedliche Präferenzen und Arbeitsweisen, so dass jeder Anwender seine geeignete Lösung finden muß.

Nicht jede Lösung passt bei jedem Anwender! Das Auswahlverfahren und die Antworten zu den Fragen der Anwender führen zu einer individuellen Produktbewertung.

Anstatt langer Listen mit Fragen aus Kriterienkatalogen sollen im Folgenden Auswertungsergebnisse vorgestellt werden.

Produktbewertung - Kiviatgraph

Die nebenstehenden Grafiken zeigen Produktbewertungen mittels Kiviatgraphen ("Sterndiagramm").

Das Produkt wird im Vergleich zum Mittelwert gezeigt oder alternativ zur Mittelwertlinie wird das Anforderungsprofil abgebildet.

Je Hauptkriterium wird eine Achse angelegt, die das Ergebnis mehrere Kriterien abbildet. So bekommt jede Lösung ihre typische Darstellung und kann mit anderen Lösungen verglichen werden.

Produktbewertung - hier Abdeckung mit Standardfunktionen

In einem Auswahlprojekt (zum Zwecke der Migration) wurde sehr viel Wert auf Betriebsaspekte gelegt, weswegen die fachlichen Fragen reduziert wurden.

Für die Auswahl und Produktvergleichsrechnung sowie Risikobetrachtung hat man Fälle von mehreren Ländern aus den Erfahrungen der letzten Jahre zugrundegelegt und bewertet, welche Anforderungen sich mit Standardfunktionen, Customizing oder Programmierungleistungen abdecken läßt.

Daraus läßt sich das Risiko für die Termintreue, die Anpassungskosten und bei künftigen Updates die Test- und Anpassungsaufwände abschätzen.

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