Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Migration - Bedeutung und Notwendigkeit

Migrationen sind das lästige Beiwerk bei der Erneuerung von IT-Systemen oder bei der Übernahme von bestehenden IT-Systemen.

Bei einer Migration sind dann immer Datenbestände und häufig auch Dokumentenbestände von einem Quellsystem in ein Zielsystem zu überführen.

Migrationen von Anwendungen sind daher unvermeidbar und üblich. Gründe für den Wechsel können sein:

  • Unternehmenszusammenschlüsse und Zusammenfallen von mehreren Dokumenten Management-Lösungen
  • Abspaltungen von Unternehmensbereichen und Downsizing auf kleinere Dokumenten Management-Lösungen
  • Fremdvergabe von Funktionen und damit verbundene Auslagerung der bisher archivierten Unterlagen
  • Systemabkündigungen seitens des Anbieters und Wechsel auf neue Lösung
  • Anbieterwechsel und Einführung einer neuen Lösung
  • Technologiewechsel von Plattformen

Die Kernaufgabe bei der Migration von Daten- und Dokumentenbeständen ist einfach zu definieren: Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz eines Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.

Jede Systemmigration ist technisch und kaufmännisch eine Herausforderung und als Projekt zu handhaben.

Technisch, da der Wechsel i. d. R. nicht mit Standardfunktionen „Export“ und „Import“ zu erledigen sind.

Kaufmännisch, da das Vorhaben zu budgetieren ist und Wirtschaftsprüfer oder Revision zu informieren sind. Diese stellen zumeist gewisse Dokumentations-Anforderungen, die zu erfüllen sind. 

Vorgehensweise: Konzept und Checkliste

Für ein erfolgreiches Migrationsvorhaben empfehlen wir ein Konzept zu erstellen und mit den Revisionsverantwortlichen oder Wirtschaftsprüfung im Vorfeld zu besprechen.

Dabei sind einige Punkte, juristischer, formeller und inhaltlicher Art zu klären. Als Inhalte eines solchen Migrationskonzeptes seien auszugsweise genannt:

  • Zielsetzung des Vorhabens
  • Ausgangssituation und Inhalte im Quellsystem
  • Dokumentenmenge
  • Indexe und Exportformat
  • Logische Abhängigkeiten der Dokumente
  • Syntaktische und semantische Läufe/Prüfungen
  • Protokolle
  • Bereinigung und Konsolidierung von Dokumenten
  • Eigenschaften des Zielarchivs
  • Importverfahren
  • Qualitätssicherung/BerichteVergleich Exportmenge mit Importmenge
  • Etc.

Natürlich ist jede Installation und jedes Migrationsprojekt anders zu sehen, deswegen können obige Punkte nur ein grobes Raster vorgeben.

Prüfpunkte Altsystem/Altarchiv

Hier gilt, dass die Kriterien Installationssspezifisch zu erstellen sind. Die folgende Liste nennt Beispiel:

  • Welche Dateitypen bzw. –formate sind archiviert?
  • Liegen die Dokumente als Singlepage-Tiff oder Multipage-Tiff-Dateien vor?
  • Liegt ein spezielles Tiff-Format vor (ältere Archivsysteme verwenden z.T. besondere Tiff-Formate)?
  • Kann die Jukebox ein Engpass darstellen (erhöhter Medienwechsel führt zu Wartungsarbeiten, sinkender Exportrate etc.)?
  • Wie werden Umlaute dargestellt?
  • Welche Auflösung liegt vor?
  • Wie sind COLD-Dokumente abgelegt?
  • Wie werden 0KB-Dateien erkannt?
  • Wie hoch ist die Fehlerquote beim Lesen von WORM-Medien?
  • Kann die Exportdauer abgeschätzt werden?
  • Kann der Export an angehaltener Stelle wieder fortgesetzt werden?

 

 

Checkliste Zielsystem/Zielarchiv

Eine fachlich und technisch Migrations-Checkliste ist in Projekten an die jeweilige Aufgabenstellung anzupasssen. Exemplarisch können folgende Prüfpunkte genannt werden:

  • Migrationsdauer:
    Einflußparameter auf die reine technische Migration sind zu erhebenund festzuelegen.Oft können Performance-Steigerungen durch Parallelisierungen erreicht werden.Engpässe bleiben meistens:
    - Zugriffe in Verzeichnisse mit sehr viel Dateien (> 20.000 Dateien)
    - Lesen und Speicherung auf Storage
    - sehr große Dokumente/Dateien
    - Prüfsummen-/Hash-Code-Abgleich
    - Kopieren von Dateien, falls unterschiedliche Netzbereiche verwendet werden
  • Kann ein Importprotokoll erzeugt werden und mit dem Exportprotokoll abgeglichen werden?
  • Werden abgewiesene Dokumente in ein anderes Verzeichnis verschoben und protokolliert?
  • Wird beim Import das Format auf Korrektheit geprüft?
  • Welche Zwischenschritte sind notwendig (Indexdatei-Konvertierung, Konvertierung von Formaten, etc.)
  • Sind bestehende Indexe zu korrigieren?
  • Sind bestehende Indexwerte zu validieren?