Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Funktionsweise Invoicing

Gesamtlösung

Lösungen zur Eingangsrechnungsbearbeitungen sind auf weitere Komponenten angewiesen, so dass i.d.R. folgende Systeme für die elektronische Rechnungsbearbeitung notwendig sind:

  • ECM-Lösuung zur Ablage der Dokumente und zum Erfassen der Dokumente mittels Scan-Client.
  • Eingangsrechnungslösung
  • ERP-Lösung/Finanzbuchhaltung

Gliedert man diese Aufzählung mit den Komponenten der Eingangsrechnungslösung auf, dann liegen im Detail zusätzlich folgende Komponenten vor:

  • Scan-Client zur Dokumentenerfassung.
  • Soweit nicht der Scan-Client vom DMS verwendet wird -weil z.B.SAP Content Server  verwendet wird  - gibt es eine Reihe an leistungsfähigen Scanprogrammen.
  • Lösung für Eingangsrechnungserkennung (OCR) und –klassifizierung zur Erkennung und Verarbeitung der Rechnungen.
  • Workflow für Freigabeprozess:
  • Dies kann ein Workflow im ERP-System sein (z.B. SAP Business Workflow) oder ein Workflow-System außerhalb des ERB-Systems.
  • Ggf. Rechnungseingangsbuch zur Verarbeitung und Überwachung der  noch nicht genehmigten Rechnungen.

ECM-Lösung

Die ECM-Lösung agiert als Archivierungslösung und speichert die Eingangsrechnungen unveränderbar ab.

Falls die Invoicing-Lösung selbst nicht über einen Scan-Client verfügt oder
man diesen Scan-Client nicht verwenden möchte, dann kann auch die gewohnte Scan-Lösung vom ECM-System verwenden werden.

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ERP-Lösung/Finanzbuchhaltung

Das System wird unverändert verwendet, anstelle der manuellen Datenerfassung der Buchungen erfolgt der nahezu automatische Import in das System.

Die Rechnungsfreigabe erfolgt mittels Freigabe-Workflow im ERP-System oder mit Workflow-Funktionen der Erkennungslösung.

Die Anwender können also zwischen der Vorgangsbearbeitung im ERP-System und außerhalb des ERP-Systems wählen. Bei letzterer Variante können auch alle Mitarbeiter ohne ERP-Anschluss adressiert werden.