Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Funktionsweise Invoicing
Gesamtlösung
Lösungen zur Eingangsrechnungsbearbeitungen sind auf weitere Komponenten angewiesen, so dass i.d.R. folgende Systeme für die elektronische Rechnungsbearbeitung notwendig sind:
- ECM-Lösuung zur Ablage der Dokumente und zum Erfassen der Dokumente mittels Scan-Client.
- Eingangsrechnungslösung
- ERP-Lösung/Finanzbuchhaltung
Gliedert man diese Aufzählung mit den Komponenten der Eingangsrechnungslösung auf, dann liegen im Detail zusätzlich folgende Komponenten vor:
- Scan-Client zur Dokumentenerfassung.
- Soweit nicht der Scan-Client vom DMS verwendet wird -weil z.B.SAP Content Server verwendet wird - gibt es eine Reihe an leistungsfähigen Scanprogrammen.
- Lösung für Eingangsrechnungserkennung (OCR) und –klassifizierung zur Erkennung und Verarbeitung der Rechnungen.
- Workflow für Freigabeprozess:
- Dies kann ein Workflow im ERP-System sein (z.B. SAP Business Workflow) oder ein Workflow-System außerhalb des ERB-Systems.
- Ggf. Rechnungseingangsbuch zur Verarbeitung und Überwachung der noch nicht genehmigten Rechnungen.
ECM-Lösung
Die ECM-Lösung agiert als Archivierungslösung und speichert die Eingangsrechnungen unveränderbar ab.
Falls die Invoicing-Lösung selbst nicht über einen Scan-Client verfügt oder
man diesen Scan-Client nicht verwenden möchte, dann kann auch die gewohnte Scan-Lösung vom ECM-System verwenden werden.
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ERP-Lösung/Finanzbuchhaltung
Das System wird unverändert verwendet, anstelle der manuellen Datenerfassung der Buchungen erfolgt der nahezu automatische Import in das System.
Die Rechnungsfreigabe erfolgt mittels Freigabe-Workflow im ERP-System oder mit Workflow-Funktionen der Erkennungslösung.
Die Anwender können also zwischen der Vorgangsbearbeitung im ERP-System und außerhalb des ERP-Systems wählen. Bei letzterer Variante können auch alle Mitarbeiter ohne ERP-Anschluss adressiert werden.