Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Prozessbewertung
Prozessbewertung mit Kennzahlen
Prozesskennzahlen werden bei Workflow-Projekten oder Automatisierung von Eingangsrechnungen oder anderen strukturierten Prozessen oft nicht erstellt.
Dies mag mehrere Gründe haben. Oft sind die Kennzahlen der papiergestützten Bearbeitung nicht vorhanden - meistens gibt es nur Schätzungen oder Vermutungen. Eine systematische Erhebung verlängert die Projektlaufzeit und erhöht den Aufwand, da oft die Personalvertretung mit eingebunden werden muss.
Dabei sind die Kennzahlen das beste Mittel, um bei Automatisierungsprojekten die Verbesserungen belegen zu können.
Stattdessen verwendet man dann nach der Prozessautomatisierung die dann verfügbaren Kennzahlen aus den Lösungen, wie z.B.
- Durchlaufzeit des Prozesses
- Anzahl der Prozessabbrüche
- etc.
Die Kostenreduzierung oder -verschiebung ist ebenfalls oft nicht Gegenstand der Ermittlung, zumeist deswegen, da nicht monetäre wie Prozessgrößen wie Durchlaufzeiten, erhöhte Prozesssicherheit und verbesserte Transparenz im Mittelpunkt stehen.
Prozesskennzahlen - Beispiele
zeitorientierte Kennzahlen:
- Durchlaufzeit von Tätigkeiten der Vorgängen
- Plan-Ist-Durchlaufzeit, Plan-Ist-Bearbeitungszeit
- Start-, Endzeiten
kostenorientierte Kennzahlen:
- Kosten/Zeit pro Aktivität
- Kosten je Hauptprozeßminute
- Zusammenstellung der Schrittwiederholungen und Kosten des Schrittes (bzw. Teilprozeß)
- Zusammenstellung der Anzahl der Vorgangsschritte und der Vorgangskosten
- Zusammenstellung der Prozeßmengen und Prozeßkosten, um Erfahrungseffekte zu untersuchen