Workflow Management und ECM

ECM-Lösungen zeichnen sich durch vollständige Funktionalität für die Dokumentenbearbeitung aus.

Darunter zählt auch das regelbasierte Verteilen von Dokumenten nach festgelegtem Regelwerk und Bearbeitungsfolgen. Diese Workflow-Funktionalität gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen.

Sowohl spontane ad-hoc-Workflows als auch mit ECM-Werkzeugen modellierte Workflow-Muster können in fortgeschrittenen ECM-Lösungen abgebildet werden.

Dazu steht ebenso zumeist ein Masken-Werkzeug zur Verfügung, um Dialogmasken für die Benutzerführung zu entwerfen.

Der Unterschied der dokumentenbasierten Workflows zu den klassischen Workflow-Produkten ist, dass der dokumentenbasierte Workflow nicht nur in einem ECM "eingebettet" ist und dort eine Transportaufgabe übernimmt, vielmehr benötigt er ein Dokument ("Objekt").

Der klassische Workflow-Ansatz kann auch rein formularbasiert erfolgen und die klassischen Workflow-Lösungen wirken Anwendungsintegrierend, indem über Schnittstellen, die Daten zwischen selbständigen Anwendungen ausgetauscht werden, um anwendungsübergreifend einen Prozessablauf realisieren zu können.