Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Testen von Invoicing-Lösungen
Warum Testen?
Führt man eine neue Lösung ein, ist das Testen meistens eine Selbstverständlichkeit. Erweitert man den Einsatz einer vorhandenen Lösung anandere Standorte oder Gesellschaften wird das nicht mehr so streng gesehen.
Oft gibt es folgende Meinungen, die den Testaufwandnicht für notwendig erachten:
- Standardsoftware ist erprobt und von „anderen“ schon getestet!
- Software wird von Spezialisten erstellt, die teuer sind und deswegen fehlerfrei arbeiten
- Office und Outlook testen wir schließlich auch nicht, dann wird es mit Scannen und Rechnungsfreigabe auch nicht schief gehen
- Am Standort A klappt alles bereits, dann klappt es auch am Standort B beim anderen Tochterunternehmen
Was spricht also für das systematische Testen von Eingangsrechnungslösungen?
Deswegen ist zu testen!
Die Gründe für das Testen liegen klar auf der Hand:
- Eine Invoicing-Lösung besteht mindestens aus 9 unterschiedlichen Komponenten - ohne Schnittstellenprogramme. Hier ist modulweise und integrativ zu testen.
Jede Komponente verlangt nach eigenen Tests, hier muss man den Überblick behalten und sicher sein, welche Module fertig getestet sind und welche noch zu prüfen sind. - Jede Installation ist anders – jedes Verfahren wird anders angewendet
- Tests sind auch vertrauensbildende Maßnahmen beim Reduzieren der Papierbearbeitung
- Die Testphase ist eine – wenn nicht sogar die - wichtige Phase in einem Projekt, da sie den Betrieb freigibt
- Die Anwender sagen damit „Ja, das ist ok, so arbeiten wir“
Komplexität des Testens
Das Testen von Invoicing-Lösungen ist eine komplexe Angelegenheit, da drei unterschiedliche Themen aufeinandertreffen:
- Technik der Datenextraktion und damit verbundener "Unschärfen"
- Workflow-Regeln für die Rechnungsfreigabe
- kaufmännische Anforderungen
Eine häufig gestellte Frage der Anwender in den Tests lautet
"Warum hat der Rechner diesen Wert oder jenes Datum nicht erkannt?"
oder
"Bei der anderen Rechnung hat es geklappt, warum hier nicht?"
Die Erklärungen und Gespräche, warum der eine Effekt ein Fehler ist, der andere Effekt nicht und dass die dritte Frage mit besserer Stammdatenpflege gelöst ist, zeigen, die vielen, teilweise auch komplexen Zusammenhänge.
Kurzum:
Das Testen ist auch ein Kennenlernen der Lösung - und zwar immer für die Anwender, und gelegentlich auch für den Anbieter, falls das Schriftgut oder die Freigabelogik etwas anders ist als üblich bzw. vom Anbieter vorgesehen war.
Notwendigkeit des Testens
Die Notwendigkeit der Tests ergibt sich aus o.g. Aspekten und damit mindestens aus Akzeptanzgründen und Dokumentationsgründen für Verfahrensdokumentationen.
Die Erfordernis hinsichtlich „Fehler finden“ weiß man aber letztendlich immer erst nach den Tests - oder im Produktivbetrieb, wenn man die Testphase überspringt.
- Beispielsweise wurden bei einem Rollout einer bereits eingeführten Lösung auf neue SAP-Systeme und Gesellschaften bei 70 Testfällen, 33 Auffälligkeiten/Fehler gemeldet.
- Im Falle eines Tests für eine neu entwickelte Lösung mit einigen kundenspezifischen Anpassungen, die bei mehreren Gesellschaften ausgerollt wird, wurden 180 Auffälligkeiten/Fehler gemeldet.
Ohne ausgiebigen Testphasen wäre der Go-Live ein größeres Trauerspiel geworden.
Unterstützung für das Testen: Test Management Software
Das Testen kann mittlerweile sehr gut durch Test-Lösungen unterstüzt werden. Das aufwändige Verteilen, Vergleichen und Zusammenführen von Excel-Tabellen von jedem Testteam-Kollegen ist nicht notwendig.
Die festgelegten Testfälle können mit Beschreibung, Testanleitung und Rückmelde-Möglichkeit gesammelt und den Testern zur Verfügung gestellt werden.
Es ist eine "Online-"-Auswertung des aktuellen Testfortschrittes jederzeit möglich (siehe Grafiik rechts).