Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
ZUGFeRD: 10 Fragen und Antworten
"ZUGFeRD" oder was?
Spricht man über elektronische Rechnungen und standardisiertem Rechnungsaustausch dann fällt oft das Wort "EDI" (Electronic Data Interchange) und immer öfters der Begriff "ZUGFeRD".
Neben den Erläuterungen auf den rechts genannten Seiten über elektronische Rechnungen im allgemeinen und Zugferd im Speziellen gibt es immer auftretende ähnliche Fragen.
Diese Fragen sind hier gesammelt und werden regelmäßig aktualisiert.
Fehlt ein Aspekt? Dann fragen Sie uns, wir antworten gerne!
Woher kommt ZUGFeRD?
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland („FeRD“) gegründet. Beteiligt waren verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft. Weiterhein beteiligt waren einige Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV).
Federführend ist bei ZUGFeRD ist AWV. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) ist das zentrale Forum in Deutschland, das aktuelle Fragen rund um das Thema Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung von Staat und Unternehmen aufgreift. Erklärtes Ziel dabei ist es, Antworten auf die Anforderungen eines permanenten Aufgaben- und Technologiewandels zu liefern, und so eine reibungslose, effiziente Verwaltung zu fördern.
ZUGFeRD ist also eine deutsche Initiative.
Was soll mit ZUGFeRD erreicht werden?
Zielsetzung:
Mit dem ZUGFeRD-Format soll es möglich sein, Rechnungen genauso einfach zu versenden und zu empfangen wie Papierrechnungen – also spontan, ohne vorher einen Austauschstandard vereinbaren zu müssen. Man kann ZUGFeRD „EDI für jedermann“ bezeichnen.
ZUGFeRD soll einfach sein! Dazu hilft das pdf-Format als Anzeige von Rechnungen und ein vereinbartes XML-Datenformat, welches in die pdf-Datei eingebettet ist.
Zielgruppe sind demnach insbesondere kleine und kleinste Unternehmen, die sowohl Rechnungssender als auch -empfänger sein können und die nur wenige Rechnungen pro Jahr an verschiedene Geschäftspartner stellen.
Quelle: http://www.ferd-net.de/zugferd/definition/index.html
Welche Vorteile hat ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Standard, so dass ihn jeder nutzen, erzeugen und lesen kann. Das Format muss nicht gesondert zwischen Partnern vereinbart werden.
Der Standard soll wie ein Druckertreiber oder PDF-Printer eingesetzt werden, so dass eine Rechnung mit pdf-Bild und Datensatz erzeugt wird.
Ebenso soll auf Empfängerseite ein „ZUGFeRD-Importer“ die Rechnungen einlesen und die Belegzeilen, die Kreditordaten etc. als Kontierungsvorschlag anzeigen
Wie kann man ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen?
Am ehesten kann erfolgt dies mit dem ERP-System, welches die Rechnung erzeugt. Hierbei werden die Rechnungsdaten mit dem Rechnungsbild in einer pdf/A-3-Datei erzeugt.
Eine Liste von ZUGFeRD-kompatibler Software findet man hier:
https://www.ferd-net.de/standards/anbieter/index.html
Wie kann man ZUGFeRD-Rechnungen automatisch importieren?
Der übliche Weg geht über eine Eingangsrechnungslösung, die neben dem Scannen und Extrahieren von Daten, die ZUGFeRD-Rechnung einfach ausliest und in der Validierungssoftware zur weiteren Prüfung anzeigt.
Eine Liste von ZUGFeRD-kompatibler Software findet man hier:
https://www.ferd-net.de/standards/anbieter/index.html
Wie erkennt man ZUGFeRD-Rechnungen?
ZUGFeRD-Rechnungen sind pdf-Dateien. Soweit es der Absender nicht mitteilt oder auf dem Rechnungsbild anzeigt, erkennt man die ZUGFeRD-Rechnung nicht unbedingt.
Einige pdf-Anzeigeprogramme zeigen Anlagen oder Einbettungen mit einer Büroklammer an, so dass man beim Anklicken des Symbols den XML-Datensatz anzeigen kann. Hier ein Beispiel:
Ist das ZUGFeRD-Format für den neuen europäischen Standard gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU geeignet?
Das neueste ZUGFeRD-Format 2.0 erfüllt lt. eigenen Angaben die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand im B2G-E-Invoicing.
Link mit weiteren Informationen:
http://www.ferd-net.de/aktuelles/meldungen/verabschiedung-zugferd-2.0_profil-en16931.html
Die Zugferd-Rechnung erkennt man daran, dass der Dateianhang "xrechnung.xml" lautet, hierzu ein Beispiel:
Warum sind ZUGFeRD-Rechnungen wenig verbreitet?
Wer investiert tut dies meistens, um einen Nutzen zu erzielen.
Um ZUGFeRD-Rechnungen zu erzeugen, benötigt man ein Zusatzmodul oder eine Zusatzfunktion, die bei den meisten Anbietern lizenzpflichtig ist. Der Rechnungsausteller investiert hier, ohne einen Nutzen zu haben. Denn der Nutzen entsteht beim Rechnungsempfänger!
Dieses Dilemma wird sich nur langsam auflösen, bis dann irgendwann alle davon profitieren.
Kann man ZUGFeRD-Rechnungen auch im Ausland verwenden?
Grundsätzlich ja, denn die pdf-Datei kann jeder anzeigen lassen. Für den automatischen Datenimport gilt, dass ein Lesemodul vorhanden sein muss. Mit EU-Richtlinie 2014/55/EU wird das europaweit einheitliches Format den Austausch über Landesgrenzen hinweg vereinfachen. Man wird sehen, wie sich das entwickelt.
Wesentlich ist, dass also das XRechnungsformat in der angehängten Datei verwendet wird (siehe oben)