Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Was ist ECM?

Begriffserläuterung

Dokumenten Management bedeutet in der heutigen Form das Bearbeiten, Versionieren und Verwalten elektronischer Dokumente mit der Möglichkeit diese strukturiert mittels Workflows zu verteilen. Dabei können sie in Strukturen wie elektronische Akten eingeordnet werden und lanfristig aufbewahrt ("Archivierung") werden.

Als Synonym hierfür hat sich die Abkürzung ECM für "Enterprise Content Management" etabliert, die Fortentwicklung wird gelegentlich auch EIM ("Enterprise Information Management") bezeichnet.

Trotz dieser einfachen Begriffsbeschreibung findet sich weder eine eindeutige Definition des Begriffes ECM, noch besteht Einigkeit in der Literatur und Praxis darüber, was es leisten soll, weswegen auch obige Begriffe Dokumenten Management oder EIM in Verwendung sind.

Am deutlichsten wird die Definition, wenn man sich den Dokumentenlebenszyklus vor Augen hält und die damit verbundenen Funktionen betrachtet

Dokumentenlebenszyklus

1. Das Dokument wird erstellt

Das Anlegen eines Dokumentes kann durch Scannen, manuelles Erstellen im DMS, Import durch Fremdanwendungen, Mailablage etc. erfolgen.

2. Das Dokument wird verwendet

  • Änderungen und mehrere Versionen Verschicken/Publizieren
  • Suchen
  • Klassifikation von Dokumenten
  • Anbringen von Terminen
  • Anbringen von Notizen/Bearbeitungshinweise
  • Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  • Vervielfältigen

3. Das Dokument wird abgelegt

Hierbei steht das Dokument zur Recherche über den gesamten Aufbewahrungszeitpunkt zur Verfügung. Je nach Konfiguration besteht die Möglichkeit zur Bearbeitung mit/ohne Historisierung und Versionsverwaltung. Dadurch kann die Aufbewahrungsdauer bis zur Vernichtung (Phase 4) ggf wieder von vorne beginnen.

4. Das Dokument wird vernichtet

Das Dokument wird über ein eingerichtetes Löschverfahren aus dem ECM entfernt.

Aus diesen Verwendungen ergeben sich Spezialfunktionen, wie Freigabe, Veröffentlichen von Dokumenten im Web inkl. Editieren mit geeigneten Editoren etc., was ebenfalls von modernen ECM-Systemen unterstützt werden kann.
Die Web Content Management Systeme mit klassischen Editier- und Publikationsfunktionen (wie z.B. Typo3) sind von den ECM-Lösungen mit Publikationsfunktionen aber zu unterscheiden.

ECM-Modell nach AIIM

©AIIM

Die grundsätzlichen Funktionen der heutigen ECM-Lösungen zeigt das neben stehende Bild der AIIM, welches sich als Komponentenschaubild durchgesetzt hat. Demnach kann der kreisförmig dargestellte Lebenszyklus durch folgende Komponenten unterstützt werden:

  • Erfassung (Capture),
  • Verwaltung (Manage),
  • Speicherung (Store),
  • Ausgabe (Deliver)
  • Bewahrung (Preserve)

Diese übergeordnete Funktionsklassifizierung in Form von Komponenten findet man dann in einzelnen Softwareklassen oder Funktioenn wie Scannen, Output-Management, Archivierung, COLD etc. in "Software"-Modulen wider.

zur Info: Klassische Archivsysteme

Die klassischen Archivierungssysteme sind hingegen auf die Massenverarbeitung und dauerhafte Ablage von Dokumenten ausgelegt gewesen, so dass Funktionalitäten wie Scannen, Spooldatenimport, leistungsfähige Recherche (anfangs mittels proprietärer Datenbanken) und Schnittstellen zu Scannern oder Massenspeichern (bevorzugt magneto-optische Jukeboxen) zu finden waren und heute auch noch sind.

Diese Aufteilung ist heute bei den modernen ECM-Systemen nicht mehr zu finden und die „Allround-Systeme“ den gesamten Dokumentenlebenszyklus – ggf. mit unterschiedlichen Schwerpunkten – abdecken.

Früher Dokumente, heute Inhalt ("Content"): Content Management

Insbesondere der Begriff „Content“ trägt der Tatsache Rechnung, dass nicht nur Dokumente einem Lebenszyklus unterliegen und abgelegt bzw. archiviert werden, sondern dass vielfältige Dateien und Informationen in Dokumenten Management-Systemen abgelegt werden.Der Begriff „Content“ umfasst folgende Inhalte:

  • Dokumente:
    gescannte und selbst erstellte Dokumente aus verschiedenen Quellen und Applikationen. Es handelt sich um unstrukturierte Daten, im Wesentlichen aber um alles, was herkömmlich auf Papier steht oder als pdf-Dokument erzeugt wird.

  • Daten:
    strukturierte Daten stammen aus Anwendungen oder deren Tabellen und können ebenfalls abgelegt oder archiviert werden.

    Beispielsweise können ERP-Anwendungen Daten in ECM-Lösungen auslagern und archivieren.

  • Medien-Dateien
    Ton- und Video-Dokumente fallen unter diese Kategorie.

  • Web-Seiten