Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Elektronische Archivierung

Der Begriff "Elektronische Archivierung" ist in Deutschland der ursprüngliche Begriff für Dokumenten Management und Enterprise Content Management (ECM).

Er stammt aus einer frühen Anwendungszeit (1980er Jahre), als die (Dokumenten-)Archivierung zum Zwecke der Auslagerung und Aufbewahrung betrieben wurde. Die speicherplatzbenötigenden Dokumente und Listen wurden gescannt oder in Form gespoolter Listen via COLD-Module auf andere Speichersysteme (z.B. WORM-Jukeboxen oder  Bänder) augelagert.

Archivierung für abgelegte, unveränderbare Dokumente

Es handelt sich hier also um "abgelegte" Dokumente, mit denen i. d. R. nicht mehr gearbeitet wird und die nur aufzubewahren sind. Die elektronische Archivierung wird daher im Kontext der reinen Dokumentenaufbewahrung (also Ende des Dokumentenlebenszyklusses) verwendet.

Der später aufkommende Begriff "Dokumenten Management" bezeichnet das Bearbeiten, Versionieren und Weiterleiten der Dokumente, bevor dann die Fortsetzung "ECM" den gesamten Lebenszyklus der Dokumente in einem Ansatz und einer Lösung integrierte.

Beim ursprünglich zu findenden Begriff  Imaging handelt es sich um die Technologie der Bildverarbeitung und der Abspeicherung von Bilddaten. In erster Linie sollen damit eingescannte Dokumente verarbeitet werden. Bis heute sind die Dokumente überwiegend in Ordnern, Schränken oder Registraturen aufbewahrt worden. Solche herkömmlichen Papierarchive benötigen eine Menge Platz und einen hohen Betreuungsaufwand.

Die elektronsiche Archivierung war und ist eine beliebte Art, den ersten Schritt in Richtung digitalem Büro zu gehen, da die vorhandenen Papierarchive oder die neu zu archivierenden Papiere nach der Bearbeitung digitalisiert und elektronisch abgelegt werden können. Die Digitalisierung erfolgt hier i.d.R. mittels Scanner oder man überträgt die Druckdaten in das ECM-System bzw. "Archivierungssystem". Die Ablage von Druck- oder Spooldaten erfolgt mittels COLD-Modulen (COLD = Computer Output on Laserdisc).

Heute wird im allgemeinen auf Magentplattensystemen archiviert, in der Vergangenheit verwendete man dazu magneto-optische Jukeboxen ("MO-Laufwerke", "UDO-Jukeboxen").

Soweit diese heute noch im Einsatz sind,werden die dort abgelegten Dokumente meistens auf moderne Speichersysteme migriert (siehe Migration).