Migration von Eingangsrechnungslösungen

Die Migration von Eingangsrechnungslösungen ist kein einfaches Unterfangen, denn es geht um viele aufeinander abgestimmte Komponenten, die zu tauschen sind.

Wird davon eine Komponente getauscht (z.B. Rechnungseingangsbuch oder OCR mit Regelwerk)kann dies sehr kompelx werden, da die Historiendaten i.d.R. Erhalten bleiben sollen.
Wird eine ECM-Komponente getauscht (IEC;-System oder Scan-Programm) ist das Vorhaben einfacher, weil die Prozesslogik und der Lösungskern nicht betroffen ist.

Wenn dieser Tausch en bloc erfolgt ist das Vorhaben ebenfalls technisch beherrschbar.

Es sollte aber beachtet werden, dass die Ablaufprotokolle der abgeschlossenen Vorgänge den Rechnungen als Datei angehängt sind und nicht in einer Datenbank liegen, die mit dem Abschalten der alten Lösung verloren gehen.

Eine Herausforderung ist die Behandlung der laufenden bzw. offenen Prozesse, wie die beiden folgendne Punkte zeigen.

• Eine Übernahme laufender Workflows von der alten auf die neue Lösung ist sehr aufwändig, da die Workflows sich von der Bearbeitungslogik, Status‘ und durch benutzerspezifische Felder unterscheiden.   Außerdem dienen oft verschiedene ERP-Kennzeichen als Trigger für die Workflows.
• Ein zweitweise paralleler Betrieb beider Lösungen muss eine gegenseitige Beeinflussung auschließen. Eine parallele Bearbeitung von Workflows in zwei Systemen ist aber auch ergonomisch nicht praktikabel, da die Anwender in zwei Web-Oberflächen „alte“ und „neue“ Workflows bearbeiten müssten.

Es ist daher eine gut geplante Migration zu entwerfen, damit alle den Anforderungen gerecht werdende Umstzung erfolgreich durchgeführt werden kann.