Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Elektronische Rechnungen in Europa

Regelung in Europa durch EU-Richtlinie 2006/112/EG

Seit  27. November 2020 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden nur noch in elektronischer Form übermitteln. Das vorgeschriebene Format hierfür nennt sich XRechnung.

Grundlage hierfür ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2006/112/EG.

Diese Richtlinie ist auch in anderen europäischen Ländern umgesetzt worden, die Formate hierfür tragen jeweils andere Bezeichnungen und auch die Übertragungswege zwischen Rechnungssteller und –empfänger sind teilweise unterschiedlich geregelt.

In Deutschland können die XRechnungen an die Bundesbehörde per E-Mail oder Portalen zur Verfügung gestellt werden.
Die Bundesländer regeln das Thema individuell: In einigen Ländern ist die XRechnung Pflicht, in anderen Bundesländern noch nicht, ebenso vielfältig ist das Thema auf kommunaler Ebene gelöst.

EU-Vorschlag „VAT in the Digital Age (ViDA)“

Die EU sieht mittlerweile eine Vielfalt an länderspezifischen Vorschriften und Regelungen bei elektronischen Rechnungen (siehe unten) und Meldeportalen und möchte das Thema Standardisierung elektronischer Meldungen, Rechnungen und Mehrwertsteuer-Betrug über Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MWSYSRL) in den Griff bekommen.

Dazu hat die EU-Kommission am 08.12.2022 unter der Überschrift VAT in the Digital Age („ViDA“) einen Richtlinienentwurf erstellt[1]. Dieser möchte wegen den Veränderungen im Handel und Geschäftsbetrieb durch die Digitalisierung eine mehrwertsteuerrechtliche Harmonisierung erreichen. Geplant ist daher die  Mehrwertsteuersystemrichtlinie zwischen 2024 (beachte Aktualisierungshinweis und Kasten rechts) bis 2028 in verschiedenen Punkten zu ändern, unter anderem soll das Meldeverfahren geändert werden, was verschiedene Auswirkungen nach sich zieht.

Folgendes soll geändert werden:

  • Digitales Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze: Artikel 262 bis 271
  • Digitales Meldesystem für Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen (Artikel 271a bis 273)

Folgen für die Rechnungsstellung sind, dass nur noch Rechnungen in Klardaten und keine PDF-Rechnungen mehr ausgetauscht werden dürfen. Weiterhin soll eine (elektronische) Rechnung alle relevanten Informationen für das Meldesystem in sich tragen, deswegen gibt es neue Mindestanforderungen an Rechnungsinhalte:

  1. Nummer des Bankkontos, auf das die Zahlung zur Begleichung der Rechnung erfolgt,
  2. die vereinbarten Zeitpunkte und
  3. Beträge jeder Zahlung im Zusammenhang mit einem konkreten Umsatz
  4. bei einer Änderungsrechnung ist die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung anzugeben

Hinweis: Laut Stand vom 08. Dezember 2023 wird ViDA nicht vor 2026 umgesetzt werden.

 

[1] Siehe ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/13186-VAT-in-the-digital-age_en

Rechnungsformate in europäischen Ländern

Die Regelungen und Formate in den europäischen Ländern sind im folgenden kurz genannt:

  • Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD (siehe auch weitere Ausführungen hier)
  • Österreich: ebInterface
  • Italien: FatturaPA
  • Frankreich: Factur-X
  • Griechenland: gemäß EN16931-1 zusammen mit den von Peppol CIUS festgelegten Regeln
  • Spanien: FACTURAe
  • Schweden: Svefaktura
  • Portugal: SaftPT
  • Schweiz: ZUGFeRCH
  • Ungarn: System NAV

zentrale Clearing-Plattformen in europäischen Ländern

Zentrale Clearing-Plattformen stellen staatliche Portale dar, bei denen die Rechnungen eingestellt werden, damit sie zum Empfänger transportiert werden.

Damit hat der Staat primär einen Überblick über die anfallende Umsatzsteuer. Die Auswertung könnte weitergehen, in dem ein "gesamtes Landeswarenhaus" aufgestellt und ausgewertet wird - in manchen Ländern wird dies gemacht, z.B. Kasachstan.

Die bekannteste Clearing-Platttform ist das italienische Sdi-Portal, über das 2019 über 2 Mrd. e-Rechnungen abgewickelt wurden.

Seit Beginn 2021 ist in Griechenland ein ähniches Portal aktiv, hier werden aber keine Rechnungen ausgetauscht, sondern es sind jegliche Verkaufs- und Kaufrechnungen elektronisch an das Portal "myData" zu berichten.