Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Scannen von Dokumenten

Scannen als Aufgabe

Scannen von Dokumenten ist eine Kernfunktion und Aufgabe zum Digitalisieren von Dokumenten.

Diese Aufgabe verlangt viel Disziplin und Routine, um Papierdokumente vollständig und gut lesbar digitalisieren zu können und
um gleichzeitig die Vollständigkeit des gescannten Papierstapels sicherzustellen.

Die Kunst beim Scannen ist weniger, die Dokumente zu digitalisieren, vielmehr geht es um die Effizienz, dies möglichst rasch und
fehlerfrei durchzuführen. Hier gibt es eine Vielzahl an Stellschrauben in technischer, operativer und strategischer Sicht.

Scannen als Software

Scan-Programme (Scan-Lösung, Capturing-Software) dienen der Scannerbedienung und letztendlich der Digitalisierung von Papier.

Fast jeder Scanner wird mit einem entsprechenden Programm ausgeliefert.

Auch in kommerziellen Produkten sind Scan-Funktionen enthalten. Letztlich benötigt der professionelle Einsatz von Dokumenten Management- und Archivsystemen jedoch ausgereifte Funktionalitäten, insbesondere hinsichtlich Massenverarbeitung.

Dies führt dazu, dass Anbieter sich vollständig auf diese Software-Kategorie spezialisiert haben und Speziallösungen für das Scannen entwickeln, welche von manchem DMS-Anbieter dann auch bevorzugt werden.

Unabhängig davon soll in diesem Zusammenhang festgestellt werden, welches ausgereifte Scanfunktionen sind, die ein Produkt aufweisen muss. Die Übertragung der gescannten Dokumente an ein Dokumenten Management- und Archivsystem verläuft im Allgemeinen nach einem Dateitransfer-Verfahren, indem die erstellten Dokumente in eine Verzeichnisstruktur abgelegt werden, wobei die Indexdaten i. d. R. in einer separaten Indexdatei zum eigentlichen Dokument gespeichert werden.

Aufeinander abgestimmte Lösungen übergeben die Dokumente über Funktions-Schnittstellen.

Nahezu alle Scan-Programme haben ein volumenorientiertes Lizenzpreismodell. Beispielhaft seien folgende Produkte genannt, die häufig von DMS-Anbietern genannt, bei Anwendern eingesetzt oder generell vorhanden und mit ordentlichen Funktionen ausgestattet sind:

Ausgereifte Funktionen in Scan-Programmen

Die folgende Aufzählung sind eine Zusammenstellung ausgewählter Funktionen, die leistungsfähige Scan-Programme aufweisen sollten.

  • Barcode-Erkennung, ggf. auch Erkennung mehrerer Barcodes auf einer Seite
  • Dokumententrennung anhand von Barcodes
  • Verarbeitung von (Barcode-Informationen
  • Verarbeitung von Patchcode-Blättern
  • Automatisches Ausrichten von Seiten (soweit der Scanner das nicht unterstützt)
  • Erzeugen der gewünschten Bild-Formate
  • Anfertigen der notwendigen Indexdatei
  • automatisches Geradeziehen
  • automatische Leerseitenerkennung und -entfernung
  • automatische Kontrastoptimierung
  • automatische Entfernung von Lochungsmarken
  • ergonomische Bedienung insb. mittels Tastatur,Shortcuts
  • Unterstützung mehrere Bildschirme
  • Skriptsprache o.ä. für komplexere Verarbeitungsketten
  • etc.

Für  Funktionen gilt, dass die eine oder andere Funktion auch direkt vom Scanner durchgeführt werden kann.

Scan-Programme - Beispiele -

Beispielhaft seien folgende Produkte genannt, die häufig von DMS-Anbietern genannt, bei Anwendern eingesetzt oder generell vorhanden und mit ordentlichen Funktionen ausgestattet sind:

  • Crosscap (SRZ Berlin)
  • DPU-Scan von Janich und Klass
  • EMC Captiva InputAccel
  • IRISPowerscan (Canon)
  • Kodak Capture Pro
  • Kofax Ascent Capture (Lexmark)
  • Teleform von Cardiff (Autonomy)

Selbstverständlich sind die bei den Scannern vorhandenen Scan-Programme für den normalen Einsatz geeignet.

Deswegen sei an dieser Stelle beispielsweise die Software Kodak Capture Pro angeführt, die den Kodak Scannern beiliegt. Diese Software arbeitet ohne Volumenlizenz und bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten.