Tipps zur Einführung XRechnung und ZUGFeRD-Verarbeitung

Der Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kann mit den vorhandenen Eingangsrechnungslösungen durch Zusatzmodule ergänzt werden. Viele Anbieter bieten entsprechende Module an, dabei ist jedoch auch die gesamte Verarbeitungskette bis zum Workflow zu beachten.

Da die Rechnungsdaten aus den XML-Dateien direkt ausgelesen werden, entfällt die eigentliche OCR und die Interpretation der gelesenen Daten entfällt im Allgemeinen und damit auch die Rechnungsvalidierung!

Nur wenn der Absender nicht sicher erkannt wird, wird die Rechnung zur Überprüfung vorgelegt. Die Rechnungsdaten selbst bieten keine Interpretationsspielraum mehr und werden exakt ausgelesen.

Beispielsweise ist das Rechnungsdatum („IssueDate“) eindeutig klassifiziert und eine Verwechslung mit dem Liefer- oder Zahlungsdatum wie bei der klassischen Datenerkennung ist nicht möglich:

<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20200305</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>

Vor allem entfällt bei der XML-Datenverwendung das „Suchen der Daten auf dem Rechnungspapier“ durch die Erkennungstechnologie. Trotzdem ändert sich die Verarbeitung elektronischer XML-Rechnungen und wir möchten auf drei verbreitete Fehlschlüsse hinweisen:

Es ist notwendig, dass XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen von „normalen“ pdf-Rechnungen unterschieden werden können, damit die richtige Verarbeitungsstrecke ausgewählt werden kann.
 

Die XML-Datei muss bei den elektronischen Rechnungen erhalten und unverändert bleiben.

Wenn die XRechnung nicht bereits im E-Mail-Postfach identifiziert wird, könnte sie wie „normale PDF-Rechnungen“ mit deren Anhängen und E-Mail-Text als Sammel-PDF zusammengefasst werden und dabei geht im Allgemeinen die XML-Beschreibung verloren.

Wir bezeichnen diesen Vorgang deswegen als „verlorene XML-Beschreibung“, da hierbei oft aus der angehängten XML-Datei eine PDF-Abbildung erzeugt wird und für die weitere Verarbeitung die Daten nicht mehr zur Verfügung stehen.

Die XRechnung muss also im E-Mail-Eingang erkannt und der korrekten Verarbeitungsstrecke zugeordnet werden.

ZUGFeRD-Rechnungen sind in im Format PDF/A3. Stellvertreterdokumente werden ebenfalls gerne in PDF/A3-Format erzeugt, damit Rechnungsbild und -daten in einem Dokument enthalten sind.

Gängige Anzeigeprogramm In ECM- oder ERP-Lösungen zeigen zwar das Bild an, die eingebetteten XML-Daten werden aber unterdrückt. Die verbreiteten PDF-Anzeigeprogramme von Adobe, Tracker Software, et al. beherrschen die vollständige Anzeige.

Wenn nun auch die XML-Daten und damit mehr als nur das Bild angezeigt werden soll, dann ist ein vollwertiges PDF-Anzeigeprogramm zu verwenden und in das ECM- oder ERP-System oder in den Rechnungs-Workflow zu integrieren.

Prüfen Sie die vorhandenen Anwendungen und PDF-Komponenten mit einer ZUGFeRD-Rechnung, ob die eingebettete XML-Datei angezeigt werden kann.

Aus GoBD-Sicht ist der XML-Teil der relevante Rechnungsteil und er ist bei einer Prüfung ggf. vorzulegen (siehe GoBD #125).

Es sollte daher geprüft werden, ob bei einem Export der Rechnungsdokumente alle von der GoBD verlangten Bestandteile inkl. XML-Datei übergeben werden können.

Als Ergänzung sei der Auszug aus der GoBD aufgeführt - siehe rechter Kasten.

Die Verarbeitung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen ist bei den meisten Eingangsrechnungslösungen möglich, allerdings sind die Voraussetzungen und Einstellungen bei den vorgelagerten Schritten (E-Mail-Empfang, Erstellung Stellvertreterdokument) und beim Rechnungs-Workflow (vollständige Anzeige der PDFA/3-Dokumenten) und im ECM- und ERP-System zu prüfen (Anzeige und Export-Möglichkeiten).

Unsere Erfahrungen zeigen, dass es aktuell sowohl bei Anbieter- wie auch auf Anwenderseite Unsicherheiten und deswegen Verzögerungen bei der Umsetzung gibt.