Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

ZUGFeRD für elektronische Rechnungen

Einfacherer Rechnungsaustausch für Jedermann?

Die Abkürzung Zugferd steht für Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist ein Kernelement nach dem Scannen der Papierrechnung die optische Zeichenerkennung. Am Validierungsplatz wird die Erkennung überprüft, ggf. korrigiert und ergänzt.

Bei pdf-Rechnungen, die per Mail geschickt werden, entfällt nun das Scannen, denn die Rechnung kann automatisch in das System transferiert und erkannt werden.

Auf die Erkennungstechnologie und ggf. den Korrekturplatz könnte man aber verzichten, wenn die Rechnung nicht als Bild vorliegt, sondern die Daten mit Bedeutung in Klartext vorliegen, z. B. Rechnungsnummer = 123456.

Bei Rechnungen, die mit Electronic Data Interchange (EDI) ausgetauscht werden ist das bereits der Fall, auch gibt es Branchenlösungen, die auf Basis von XML diese Daten zur Verfügung stellen. Hierbei steht der Datenaustausch im Vordergrund und nicht in allen Fällen wird ein Rechnungsabbild erstellt. Eine flächendeckende Anwendung gibt es aber auch bei EDI nicht.

Mit Hilfe des auf Basis der pdf-Spezifikation weiterentwickelten Formates PDF/A-3 wird zum bekannten pdf-Dokument eine Datenstruktur gesetzt. In diesem Format dürfen Daten, beispielsweise im XML-Format eingebettet werden, somit bestehen diese Dokumente aus einem Bild und zusätzlich angefügten XML-Daten, die der ZUGFeRD-Syntax entsprechen.

ZUGFeRD-konforme Rechnungen bestehen damit aus einem PDF/A-3-Dokument und einer XML-Datei mit Bezug auf das pdf-Dokument. Diese Rechnungen können dann – mit einem ZUGFeRD-Importer gelesen und gleich verarbeitet werden. Die Vorteile sind die Lesbarkeit der pdf-Datei und die Datenstruktur, die von der Software gelesen wird. Die Erstellung der ZUGFeRD-Syntax sollte vom ERP-System mit der Ausgangsrechnung vorgenommen werden, alternativ kann auch eine nachgelagerte PDF-Erstellung das Format erzeugen.

Beispiele für XML-Anhang an PDF-Datei

Beurteilung von ZUGFeRD

Die Allgemeingültigkeit der Beschreibung und Nutzung des bestehenden pdf/a3-Formates ist eine attraktive Kombination, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu mehr Anwendung zu verhelfen.

Die Etablierung dieses Verfahrens hängt in erster Linie ab von der Erstellung von Ausgangsrechnungen nach ZUGFeRD-Spezifikation und der Akzeptanz der elektronischen Rechnungen durch den Rechnungsempfänger.

Hierbei ist zu beachten, dass es sich um einen Formatvorschlag einer deutschen Organisation handelt, der sich auf europäischer Ebene neben anderen nationalen Vorschlägen durchsetzen muss.

Die EU hat mit der EU-Richtline 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 auf die Entwicklung beim elektronischen Rechnungsaustausch reagiert. Demnach soll spätestens Ende Mai 2017 soll eine europäische Norm für ein elektronisches Rechnungsformat vorliegen. Die EU-Mitgliedstaaten haben dann zur Umsetzung der Richtlinie bis zum 27. November 2018 Zeit.

Nachdem diese EU-Richtlinie im September 2017 vom Kabinett verabschiedet wurde und in Kraft getreten ist (siehe Kasten rechts) wurde die ZUGFeRD-Spezifikation daraufhin angepasst und als neues Format ZUGFeRD 2.0 verabschiedet. Damit handelt es sich nun um ein grundsätzlich europaweit spezifiziertes Format mit deutlich besseren Verwendungsmöglichkeiten.