Publikationen 2023 bis 2015

in: is report 3/2023

Die in Unternehmen eingesetzte elektronische Rechnungsbearbeitung erfolgt überwiegend durch Verwendung eingehender pdf-Rechnungen auf Bildbasis. Diese Pdf-Rechnungen haben die Papierrechnungen seit längerem verdrängt und auf einen geringen Anteil gesenkt. Der direkte Import „rein“ elektronischer Rechnungen in XML-Formaten (inkl. hybriden ZUGFeRD-Rechnungen) steigt aber nur langsam an und wird selten praktiziert. Nun zeichnet sich ein Ende der gängigen pdf-Rechnungen ab: Laut EU-Planungen „ViDA“ sollen pdf-Rechnungen nicht mehr erlaubt sein im B2B-Bereich und auch auf Seiten des Bundesfinanzministeriums gibt es diese Überlegungen. Der Beitrag fasst den aktuellen Stand der Verwendung von elektronischen Rechnungen zusammen und informiert über die Planungen seitens EU und die Entwicklungen in Deutschland zu elektronischen Rechnungen.

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in: Business Guide ECM 2023 (Sonderheft des isreports)

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung achten viele Unternehmen bei der Software-Auswahl auf Detail-Kriterien und gute Komponenten. Die hohen Erwartungen werden fast immer, aber nicht immer vollständig erfüllt. Der Anwender hat es dabei meistens selbst in der Hand, wie effizient die Lösung wirkt. Im Folgenden beschreibt der Beitrag ein paar Top-Themen, die bei der Auswahl und Einführung für den optimalen Einsatz zu beachten sin

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in: Business Guide ECM 2022 (Sonderheft des isreports)

Im Jahresausblick 2022 des IT Trendreports 2022 haben wir einen Blick auf die ECM-relevanten Themen in 2022 geworfen

Die Folgen des Chipmangels und der steigenden Papierkosten führen zu einer angespannten Situation bei den Druckressourcen und der anhaltende Cloud-Trend wird sich verfestigen, wobei die Anwender kostenorientierter vorgehen werden und Private-Clouds an Bedeutung gewinnen werden. Zu guter Letzt haben wir mangels neuen Entwicklungen in den Koalitionsvertrag geblickt um anstehende Themen der Legislaturperiode ermitteln zu können. Dabei haben wir den Fokus auf neue Ankündigungen und Gesetze gelegt. In diesem Beitrag sollen die bereits bekannten Vorhaben genannt werden, die dieses Jahr gültig oder umgesetzt werden.

Der Artikel gibt einen Überblick über

• die Regelungen bzgl. elektronischen Rechnungen in diversen Bundesländern
• die Entwicklungen in Europa, insb. Portugal
• die Entwicklungen bei zentralen Clearing-Plattformen in Europa bzw. CTC-Plattform (Continuous Transaction Controls)
• Auswirkungen auf den Eingangsrechnungsprozess

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in: IT Trend report 2022 (Sonderheft des isreports)

2021 brachte uns vom Gesetzgeber nun doch die kostspielige Home-Office-Pflicht statt dem mobilen Arbeiten. Ob es in 2022 gemütlicher wird, wissen wir nicht, deswegen bemühen wir die Prognose der Marktforscher und unsere bewährte ECM-Glaskugel, um die Trends für 2022 zu benennen. Um zu verstehen, warum wir Themen als Trends erachten, führen wir wie immer entsprechende Begründungen an.

Der Artikel fasst die Probleme auf der Outputseite zusammen und prognostiziert anhand einer interessanten Studie über Innovations-Adaption in der Pandemie die weitere Nutzungsarten von Cloud-Lösungen

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in: IT Trend report 2021 (Sonderheft des isreports)

Das vergangene Jahr war gänzlich anders als Viele es gedacht und geplant hatten. Es hat sehr viel verändert im Verhältnis zu Bekannten, Freunden, im Sport, in der Schule und natürlich auch in unserer Arbeit zu unseren Kollegen und Geschäftspartnern. Manche Veränderungen sind vielleicht nur vorübergehend, andere von Dauer. Unter diesem Eindruck kann das vergangene Jahr kurzfristige Veränderungen oder langfristige Trends bewirken. Welche davon nun ECM-Trendthemen in 2021 werden können, beschreibt dieser Artikel.

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in: Business-Guide ECM 2020 (Sonderheft des isreports)

2020 könnte für die elektronische Rechnung und elektronische Rechnungsbearbeitung ein bedeutendes Jahr werden.

Zum einen wurden die für die Buchhaltung grundlegenden GoBD am 28.11.2019 in den Punkten 20, 130 und 136 so geändert, dass das Erfassen oder Fotografieren von Rechnungsbelegen mit Mobiltelefonen explizit möglich ist. Ein solches Erfassen ist auch im Ausland erlaubt und die Nutzung von Cloud-Systemen ist nun ebenso ausdrücklich zugelassen.

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in: IT-trend report 2020
Wird 2020 das Jahr sein, ab dem man Millionen von Kassenzettel einscannen wird? Sicherlich nicht - und der Autor möchte nun nicht mit der These beginnen, dass das Digitalisierungspotenzial in 2020 gestiegen ist, weil Unmenge von Kassenzetteln gedruckt werden und anschließend wieder digitalisiert werden können. Statt im Scanner landen die Bons wohl eher im Müll und sie sind wahrhaftig „kein Beleg“ für eine staatliche Digitalisierungsinitiative.

Der Beitrag gibt einen Ausblick und Prognose auf die ECM-Trendthemen in 2020: E-Rechnungen, Scan-Apps zum mobilen Rechnungserfassen, organisatorische Trends beim Posteingang, Sprachverwendung, DSGVO-Auswirkung, etc.

Link zum IT-trend report, siehe auch https://www.isreport.de/produkt/it-trend-report/

in: KI Lösungs-Gudie  (2019)
Als vor über 40 Jahre die elektronischen Archivierungslösungen die Mikrofilmtechnologie ablösten, war der Begriff Künstliche Intelligenz in Verbindung mit Dokumenten Management noch in weiter Ferne.

Heute wird über Künstliche Intelligenz (kurz „KI“) im Zuge von autonomen Fahren, Verkehrslenkung in Städten, automatisierten Kundenservice mit virtuellen Assistenten, sowie Robotik und digitale Bilderkennung vielfältig berichtet und genutzt.

Im Bereich von elektronischen Dokumenten und dem Enterprise Content Management verbindet man Dokumente und KI oft mit den Themen „intelligente Dokumentenerkennung“, „Wissensextraktion“ oder neuerdings auch mit der Abkürzung RPA für Robotic Process Automation.
Es stellt sich die Frage, wo man nun in einem ECM künstliche Intelligenz bereits findet und wie die Entwicklung weitergehen kann. Der Beitrag nennt einige Beispiele und gibt einen Ausblick.

siehe auch https://www.isreport.de/produkt/ki-kuenstliche-intelligenz-loesungs-guide/

in: dokmagazin 3 (2019)
In Industrie 4.0 Umgebungen fallen Daten und Dokumente dezentral und unplanmäßig an. In der Musterfabrik Industrie 4.0 bei Elabo wurde die  Bearbeitung für den Serviceprozess modernisiert, indem die Digitalisierung komplettiert wurde und auf digitale Dokumente und Akten umgestellt wurde. Das Ergebnis ist eine perfekte Dokumentenlogistik. Der Beitrag beschreibt die erfolgreiche Umsetzung

siehe auch http://dokmagazin.de/dokumentenlogistik-fuer-smarte-serviceprozesse/

in: midrange magazin 4/2019, S.32ff,
Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen, zu scannen und elektronisch abzulegen, ist
inzwischen weit verbreitet. Das frühe Scannen von Eingangsrechnungen in der Poststelle
und anschließende elektronische Freigeben hat sich ebenfalls durchgesetzt und die langsame,
papierbasierte Prüfung zunehmend abgelöst. Die ECM-Entwickler haben sich darauf
eingestellt und bieten entsprechende Musterverfahren mit vorkonfigurierten Erkennungsmethoden
und Workflows an.

siehe auch https://www.midrange.de/viel-mehr-als-nur-elektronische-archivierung/

in: isreport 1/2019, S.32ff, Der Beitrag bechreibt die Rahmenprozesse der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung. es gibt ein Basis-Set an Prozessen, die funktionieren sollten, damit die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung problemlos funktioniert

siehe auch https://www.isreport.de/

in: Bit 4/2018, S.44, Kurzbeitrag: Die Verwendung von E-Mails zum Rechnungsversand steigt im geschäftlichen und privaten Umfeld seit Jahren kontinuierlich an. Dabei überwiegt das pdf-Format für die bildhafte Darstellung der elektronischen Rechnung, strukturierte Daten gibt es hierbei eher selten.

siehe auch www.bit-news.de

Ersterscheinung in BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling", Heft 6/2018, Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen (Teil 3: Integrationsaspekte, rechtlicher Rahmen) Seiten 291 bis 297
siehe auch www.bc-online.de

Die Beitragsserie beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Der dritte Teil betrachtet die Ergänzungsprozesse zur Eingangsrechnungsbearbeitung und wirft einen Blick auf die rechtlichen Aspekte.

in dok.magazin 03/2018, S. 46ff.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über verwirrende e-Rechnungsformate in Europa

Seitdem im Jahr 2006 die europäische Mehrwertsteuersystemrichtlinie verabschiedet und in den jeweiligen Mitgliedsländern umgesetzt wurde, herrscht eine relativ homogene Regelung hinsichtlich Rechnungskriterien und Rechnungsverarbeitung in Europa. Dieses einheitliche und stabile rechtliche Umfeld, verbunden mit dem technischen Fortschritt bei der Digitalisierung, zeigt Wirkung: Immer mehr Unternehmen stellen seitdem von der Papierarchivierung oder dem späten Rechnungsscannen auf frühes Scannen in der Poststelle oder im Rechnungswesen um und Automatisieren die Rechnungsbearbeitung.

Allerdings gibt es in den europäischen Ländern neue Entwicklungen...

Ersterscheinung in BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling", Heft 4/2018, Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen (Teil 2: Gestaltung und Rechnungsfreigabe) Seiten 183 bis 190
siehe auch www.bc-online.de

Die Beitragsserie beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Dieser zweite Teil beschreibt die Prüfungs- und Freigabemöglichkeiten der digitalen Rechnung. Insbesondere die Unterscheidung nicht bestellbezogener und bestellbezogener Rechnungen wird beschrieben. Die Anforderungen an das Bestellwesen und die Möglichkeiten zum Dunkelbuchen werden dargelegt.

in BC - Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling 02/2018. siehe auch http://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.150

Der Beitrag beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist seit Jahren im Wandel. Konkret gibt es eine Veränderung in Richtung digitalen Rechnungen seit 2011: Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ohne digitale Signatur möglich und den Papierrechnungen ist die elektronische Rechnung gleichgestellt. Laut GoBD Randnummer #139 darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Wie gehen Unternehmen heute bei der Eingangsrechnungsbearbeitung vor?

in dok.magazin 03/2017, S. 50-54.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über smarte ECM-Lösungsansätze:

Der Begriff „Industrie 4.0“ übt derzeit eine gewisse Faszination aus: Mensch und Maschine sollen „smart“ verbunden und gesteuert werden, damit ein ideales, produktives Team entsteht. Dabei wird das Kürzel „4.0“ gerne wiederverwendet, um auch andere moderne Ansätze zu kennzeichnen: Beispielsweise erfolgt dies gerne in Verbindung mit dem Begriff „Büro“ oder „Office“ zu „Büro 4.0“ mit „Smart Office“. Der Beitrag zeigt, welche Rollen das ECM in den diskutierten Ansätzen spielen kann.

in dok.magazin 04/2016, S. 56-59.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über die Notwendigkeit und Vorteile einer integrierten Sichtweise der elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Die zunehmende Verwendung von elektronischen Rechnungenführt immer mehr zu elektronischen Prüfungs- und Freigabeprozessenin den Unternehmen. Das erleichtert einmal die medienbruchfreie Bearbeitung der elektronisch eingehenden Rechnungen, ermöglicht aber auch die Digitalisierung undautomatische Datenextraktion papierbasierter Rechnungen.

Doch sind die Verbindungen und Schnittstellen von der Rechnungsbearbeitungzu anderen Tätigkeiten und Prozessen vielfältig: Eine integrierte Sichtweise für die Prozesse vor, neben und hinter einer funktionierenden Eingangsrechnungsbearbeitung ist aus diesem Grund bedeutsam für eine erfolgreiche Umsetzung.

in dok.magazin 05/2015, S. 16-19.
siehe auch www.dokmagazin.de

Grundlegender Artikel zum Thema Industrie 4.0 und ECM.

Industrie 4.0 bezeichnet eine Entwicklung, die mit den zurückliegenden Revolutionen der Mechanisierung und mit der Massenproduktion und Automatisierung in einem Zuge genannt wird.

Dies wirft die Frage auf, wie dieser Begriff in Bezug zu dem klassischen Verständnis des Dokumentenmanagements gesetzt werden kann.

Der Beitrag löste vielfältige Diskussionen aus über den neuen Begriff "Smart ECM" und den Fortentwicklungsbedarf der heutigen ECM-Lösungen.