Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Publikationen 2021 bis 2015

Publikationen 2021

Weiß, D. (2021), ECM-Trends 2021: Digitalisierung: sofort, sicher, schnell und günstig für Alle!

in: IT Trend report 2021 (Sonderheft des isreports)

Das vergangene Jahr war gänzlich anders als Viele es gedacht und geplant hatten. Es hat sehr viel verändert im Verhältnis zu Bekannten, Freunden, im Sport, in der Schule und natürlich auch in unserer Arbeit zu unseren Kollegen und Geschäftspartnern. Manche Veränderungen sind vielleicht nur vorübergehend, andere von Dauer. Unter diesem Eindruck kann das vergangene Jahr kurzfristige Veränderungen oder langfristige Trends bewirken. Welche davon nun ECM-Trendthemen in 2021 werden können, beschreibt dieser Artikel.

Link zum gesamten Heft des IT Trend report 2021

 

Publikationen 2020

Weiß, D. (2020), Business-Guide ECM 2020: Wissenswertes zur Eingangsrechnungsbearbeitung

in: Business-Guide ECM 2020 (Sonderheft des isreports)

2020 könnte für die elektronische Rechnung und elektronische Rechnungsbearbeitung ein bedeutendes Jahr werden.

Zum einen wurden die für die Buchhaltung grundlegenden GoBD am 28.11.2019 in den Punkten 20, 130 und 136 so geändert, dass das Erfassen oder Fotografieren von Rechnungsbelegen mit Mobiltelefonen explizit möglich ist. Ein solches Erfassen ist auch im Ausland erlaubt und die Nutzung von Cloud-Systemen ist nun ebenso ausdrücklich zugelassen.

Link zum gesamten Heft

Weiß, D., (2020): Ein Blick in die ECM-Glaskugel - was wird uns 2020 beschäftigen?

in: IT-trend report 2020
Wird 2020 das Jahr sein, ab dem man Millionen von Kassenzettel einscannen wird? Sicherlich nicht - und der Autor möchte nun nicht mit der These beginnen, dass das Digitalisierungspotenzial in 2020 gestiegen ist, weil Unmenge von Kassenzetteln gedruckt werden und anschließend wieder digitalisiert werden können. Statt im Scanner landen die Bons wohl eher im Müll und sie sind wahrhaftig „kein Beleg“ für eine staatliche Digitalisierungsinitiative.

Der Beitrag gibt einen Ausblick und Prognose auf die ECM-Trendthemen in 2020: E-Rechnungen, Scan-Apps zum mobilen Rechnungserfassen, organisatorische Trends beim Posteingang, Sprachverwendung, DSGVO-Auswirkung, etc.

Link zum IT-trend report, siehe auch https://www.isreport.de/produkt/it-trend-report/

Publikationen 2019

Weiß, D., (2019): Künstliche Intelligenz mit DMS/ECM-Lösungen - da geht etwas und es kommt noch viel mehr!

in: KI Lösungs-Gudie  (2019)
Als vor über 40 Jahre die elektronischen Archivierungslösungen die Mikrofilmtechnologie ablösten, war der Begriff Künstliche Intelligenz in Verbindung mit Dokumenten Management noch in weiter Ferne.

Heute wird über Künstliche Intelligenz (kurz „KI“) im Zuge von autonomen Fahren, Verkehrslenkung in Städten, automatisierten Kundenservice mit virtuellen Assistenten, sowie Robotik und digitale Bilderkennung vielfältig berichtet und genutzt.

Im Bereich von elektronischen Dokumenten und dem Enterprise Content Management verbindet man Dokumente und KI oft mit den Themen „intelligente Dokumentenerkennung“, „Wissensextraktion“ oder neuerdings auch mit der Abkürzung RPA für Robotic Process Automation.
Es stellt sich die Frage, wo man nun in einem ECM künstliche Intelligenz bereits findet und wie die Entwicklung weitergehen kann. Der Beitrag nennt einige Beispiele und gibt einen Ausblick.

siehe auch https://www.isreport.de/produkt/ki-kuenstliche-intelligenz-loesungs-guide/

Weiß, D., (2019): Dokumentenlogistik für smarte Serviceprozesse

in: dokmagazin 3 (2019)
In Industrie 4.0 Umgebungen fallen Daten und Dokumente dezentral und unplanmäßig an. In der Musterfabrik Industrie 4.0 bei Elabo wurde die  Bearbeitung für den Serviceprozess modernisiert, indem die Digitalisierung komplettiert wurde und auf digitale Dokumente und Akten umgestellt wurde. Das Ergebnis ist eine perfekte Dokumentenlogistik. Der Beitrag beschreibt die erfolgreiche Umsetzung

siehe auch http://dokmagazin.de/dokumentenlogistik-fuer-smarte-serviceprozesse/

Weiß, D., (2019): Viel mehr als nur elektronische Archivierung

in: midrange magazin 4/2019, S.32ff,
Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen, zu scannen und elektronisch abzulegen, ist
inzwischen weit verbreitet. Das frühe Scannen von Eingangsrechnungen in der Poststelle
und anschließende elektronische Freigeben hat sich ebenfalls durchgesetzt und die langsame,
papierbasierte Prüfung zunehmend abgelöst. Die ECM-Entwickler haben sich darauf
eingestellt und bieten entsprechende Musterverfahren mit vorkonfigurierten Erkennungsmethoden
und Workflows an.

siehe auch https://www.midrange.de/viel-mehr-als-nur-elektronische-archivierung/

Weiß, D., (2019): Rechnungsbearbeitung erfordert straffe Prozesse

in: isreport 1/2019, S.32ff, Der Beitrag bechreibt die Rahmenprozesse der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung. es gibt ein Basis-Set an Prozessen, die funktionieren sollten, damit die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung problemlos funktioniert

siehe auch https://www.isreport.de/

Publikationen 2018

Weiß, D., (2018): Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Die richtige Lösung!

in: Bit 4/2018, S.44, Kurzbeitrag: Die Verwendung von E-Mails zum Rechnungsversand steigt im geschäftlichen und privaten Umfeld seit Jahren kontinuierlich an. Dabei überwiegt das pdf-Format für die bildhafte Darstellung der elektronischen Rechnung, strukturierte Daten gibt es hierbei eher selten.

siehe auch www.bit-news.de

Weiß, D., (2018): Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen Teil 3

Ersterscheinung in BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling", Heft 6/2018, Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen (Teil 3: Integrationsaspekte, rechtlicher Rahmen) Seiten 291 bis 297
siehe auch www.bc-online.de

Die Beitragsserie beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Der dritte Teil betrachtet die Ergänzungsprozesse zur Eingangsrechnungsbearbeitung und wirft einen Blick auf die rechtlichen Aspekte.

Weiß, D. (2018), E-Invoicing: Rückkehr zum Europäisches Allerlei?

in dok.magazin 03/2018, S. 46ff.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über verwirrende e-Rechnungsformate in Europa

Seitdem im Jahr 2006 die europäische Mehrwertsteuersystemrichtlinie verabschiedet und in den jeweiligen Mitgliedsländern umgesetzt wurde, herrscht eine relativ homogene Regelung hinsichtlich Rechnungskriterien und Rechnungsverarbeitung in Europa. Dieses einheitliche und stabile rechtliche Umfeld, verbunden mit dem technischen Fortschritt bei der Digitalisierung, zeigt Wirkung: Immer mehr Unternehmen stellen seitdem von der Papierarchivierung oder dem späten Rechnungsscannen auf frühes Scannen in der Poststelle oder im Rechnungswesen um und Automatisieren die Rechnungsbearbeitung.

Allerdings gibt es in den europäischen Ländern neue Entwicklungen...

Weiß, D., (2018): Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen Teil 2

Ersterscheinung in BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling", Heft 4/2018, Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen (Teil 2: Gestaltung und Rechnungsfreigabe) Seiten 183 bis 190
siehe auch www.bc-online.de

Die Beitragsserie beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Dieser zweite Teil beschreibt die Prüfungs- und Freigabemöglichkeiten der digitalen Rechnung. Insbesondere die Unterscheidung nicht bestellbezogener und bestellbezogener Rechnungen wird beschrieben. Die Anforderungen an das Bestellwesen und die Möglichkeiten zum Dunkelbuchen werden dargelegt.

Weiß, D., (2018), Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Praxisempfehlungen

in BC - Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling 02/2018. siehe auch http://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.150

Der Beitrag beschreibt die Vorgehensweise bei Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung und gibt Praxisempfehlungen und Tipps.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist seit Jahren im Wandel. Konkret gibt es eine Veränderung in Richtung digitalen Rechnungen seit 2011: Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ohne digitale Signatur möglich und den Papierrechnungen ist die elektronische Rechnung gleichgestellt. Laut GoBD Randnummer #139 darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Wie gehen Unternehmen heute bei der Eingangsrechnungsbearbeitung vor?

Publikationen 2017

Weiß, D. (2017), Modell „4.0“ als Konzept für Smart Working

in dok.magazin 03/2017, S. 50-54.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über smarte ECM-Lösungsansätze:

Der Begriff „Industrie 4.0“ übt derzeit eine gewisse Faszination aus: Mensch und Maschine sollen „smart“ verbunden und gesteuert werden, damit ein ideales, produktives Team entsteht. Dabei wird das Kürzel „4.0“ gerne wiederverwendet, um auch andere moderne Ansätze zu kennzeichnen: Beispielsweise erfolgt dies gerne in Verbindung mit dem Begriff „Büro“ oder „Office“ zu „Büro 4.0“ mit „Smart Office“. Der Beitrag zeigt, welche Rollen das ECM in den diskutierten Ansätzen spielen kann.

Publikationen 2016

Weiß, D. (2016), Nicht zu unterschätzen: E-Invoicing als Business-Faktor

in dok.magazin 04/2016, S. 56-59.
siehe auch www.dokmagazin.de

Beitrag über die Notwendigkeit und Vorteile einer integrierten Sichtweise der elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Die zunehmende Verwendung von elektronischen Rechnungenführt immer mehr zu elektronischen Prüfungs- und Freigabeprozessenin den Unternehmen. Das erleichtert einmal die medienbruchfreie Bearbeitung der elektronisch eingehenden Rechnungen, ermöglicht aber auch die Digitalisierung undautomatische Datenextraktion papierbasierter Rechnungen.

Doch sind die Verbindungen und Schnittstellen von der Rechnungsbearbeitungzu anderen Tätigkeiten und Prozessen vielfältig: Eine integrierte Sichtweise für die Prozesse vor, neben und hinter einer funktionierenden Eingangsrechnungsbearbeitung ist aus diesem Grund bedeutsam für eine erfolgreiche Umsetzung.

Publikationen 2015

Weiß, D. (2015), Dokumentenmanagement & Industrie 4.0: Aufbruch zum smarten ECM

in dok.magazin 05/2015, S. 16-19.
siehe auch www.dokmagazin.de

Grundlegender Artikel zum Thema Industrie 4.0 und ECM.

Industrie 4.0 bezeichnet eine Entwicklung, die mit den zurückliegenden Revolutionen der Mechanisierung und mit der Massenproduktion und Automatisierung in einem Zuge genannt wird.

Dies wirft die Frage auf, wie dieser Begriff in Bezug zu dem klassischen Verständnis des Dokumentenmanagements gesetzt werden kann.

Der Beitrag löste vielfältige Diskussionen aus über den neuen Begriff "Smart ECM" und den Fortentwicklungsbedarf der heutigen ECM-Lösungen.