Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Vorgehensweise der Prozesskostenrechnung

Einführung der Prozesskotenrechnung

Diese Initiale Phase umfast die Prozesserhebung und die Ingangsetzung der Prozesskostenrechnung.

Die im folgenden beschriebene Vorgehensweise lehnt sich an Mayer, sowie Horváth und Renner an und verwendet die dort genannten Beispiele (Quellennachweis sieht Seitenende).

Schrit 1: Bildung von Hypothesen über Hauptprozesse und Cost Driver

In diesem Schritt werden die Beteiligten der betroffenen Abteilungen die dominierenden Hauptprozesse mit ihren Kostentreibern festlegen. Weiterhin werden die betroffenen Kostenstellen ermittelt.

Mögliche Hauptprozesse können sein:

  • Produktänderungen vornehmen
  • Teile einlagern
  • Varianten betreuen
  • Hausanschluß für Strom legen

Schritt 2: Tätigkeitsanalyse und Ableitung der Teilprozesse

Während der Hauptprozess den groben Ablauf angibt, untersucht die Tätigkeitsanalyse genauere Zusammenhänge in den Kostenstellen.

Die Tätigkeitsanalyse ist eine Zerlegung der Aufgabenkomplexe, die von den Kostenstellen bzw. Abteilungen der indirekten Bereiche zu verrichten sind, in einzelne Teilprozesse.

Die Zerlegung kann in reiner Tabellenform erfolgen, für weitere Analysen werden die Prozesse aber zumeist in entsprechenden Werkzeugen grafisch dargestellt und systematisch dokumentiert.

Schritt 3: Kapazitäts- und Kostenzuordnung

Während des Interviews mit dem Kostenstellenverantwortlichen bzw. Abteilungsleiter muss festgestellt werden, wie sich die benötigte Kapazität (Anzahl der Mitarbeiter) und die angefallenen Kosten auf die ermittelten Teilprozesse verteilen.

In einem ersten Schritt wird festgestellt, wie viel Kapazität zur Durchführung eines Prozesses benötigt wird. Unter Kapazität wird hier die Einsatzdauer der menschlichen Arbeitskraft verstanden, d. h. die Anzahl der Mitarbeiter oder die Anzahl der Arbeitsstunden ist die Maßzahl der Kapazität.

Hierbei kann jedoch nur die quantitative Kapazität gemessen werden. Die qualitative Komponente der menschlichen Kapazität bleibt unberücksichtigt. Die Verteilung der Kapazität erfolgt im Allgemeinen auf der Basis der Einheit "Mannjahre". 0,5 Mannjahre für den Prozess "Abteilung leiten" bedeutet  beispielsweise, dass ein Mitarbeiter die Hälfte seiner Gesamtarbeitszeit die Tätigkeit Abteilung leiten ausführt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kapazitätsanteile zu ermitteln. Obige Tabelle verändert sich durch Ergänzung mit Kapazitätsanteilenwie nebenstehend abgebildet.

Die Kostenstellenkosten aus der Kostenstellenrechnung dienen als Grundlage der zu verteilenden Kosten. Unter der Annahme, dass 1.100.000 EUR Kosten geplant wurden, ergibt sich bei der Aufteilung dieser Kosten in Teilprozesskosten die links dargestellte Situation.

Die Kosten der lmi-Teilprozesse werden gemäß der Mannjahre in lmi-Kosten eingetragen. Die lmn-Kosten für das 1 Mannjahr "Abteilung leiten" wird zwar dem Teilprozess zugeordnet, dann aber entsprechend der Kapazitätsverteilung der lmi-Teilprozesse aufgeteilt.

Schritt 4: Hauptprozessverdichtung und Kostensatzermittlung

Die einzelnen Teilprozesse werden den zuvor festgelegten Hauptprozessen inhaltlich und wertmäßig zugeordnet. Das Prinzip zeigt nebenstehendes Schaubild.

Der Hauptprozess H1 "Produktänderungen vornehmen", besteht in diesem Beispiel aus den Teilprozessen "Arbeitsplan ändern" und "Prüfpläne ändern".

Zu jedem Hauptprozess lassen sich, wie zu jedem Teilprozess, ebenfalls die Prozesskosten und der Prozesskostensatz ermitteln. Man addiert die Kosten aller Teilprozesse eines Hauptprozesses auf und erhält somit die Hauptprozesskosten.

Die Hauptprozesskosten sind die Summe der Teilprozesskosten. Diese Summe wird nun durch die geplante Cost Driver-Anzahl dividiert.


Verwendete Literatur

Horváth, P., Renner, A., (1990), Prozeßkostenrechnung - Konzept, Realisierungsschritte und erste Erfahrungen, in: FB/IE, 39 (1990) 3, S. 100 - 106

Mayer, R., (1991), Prozeßkostenrechnung und Prozeßkostenmanagement: Methodik, Vorgehensweise und Einsatzmöglichkeiten, in: IFUA Horváth & Partner GmbH (Hrsg.), (1991), S. 73 - 100