Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Prozesskostenrechnung

Warum eine Prozesskostenrechnung?

Die Prozeßkostenrechnung ist ein modernes Instrument des Controlling, um Produktions- und Verwaltungsprozesse zu bewerten. Sie versucht eine analytische oder mengenmäßige Kostenplanung im Gemeinkostenbereich zu erreichen.

Eigenschaften der verwaltenden (indirekten) Bereiche

Die verwaltenden Bereiche sind aufgrund der schlechten Planung und Messbarkeit des Outputs, sowie dem großen Anteil an innovativer und gedanklicher Arbeit schwer planbar und steuerbar. Instrumente für diese Einsatzbereiche müssen folgende Anforderungen erfüllen:

  • Sie sollen in allen Bereichen der Verwaltung sowohl für repetitive als auch für innovative Aufgaben anwendbar sein.
  • Sie sollen auch langfristig-strategischen Zielsetzungen genügen; d. h. neben dem kurzfristigen Kostensenkungspotential auch dem Ziel der strategie-adäquaten Mittelverteilung entsprechen.
  • Sie sollen in allen Phasen der Anwendung (Ist-Analyse, Alternativsuche, Bewertung) transparent, vollständig und wirtschaftlich sein.
  • Schließlich soll der Einsatz regelmäßig und flexibel ohne Akzeptanzprobleme erfolgen können.

Mangelnde Eignung bestehender Instrumente

Bekannte Instrumente sind hierbei:

  • Gemeinkostenwertanalyse ("GWA") oder
  • Zero-Base-Budgeting ("ZBB")

Die Gemeinkostenwertanalyse verfolgt das Ziel, Kosten und Nutzen von Leistungen zu beurteilen und "unnötige" Leistungen bzw. Kosten zu reduzieren. Diese einmalige Anstrengung mobilisiert für kurze Zeit das gesamte mittlere Management.

Das Zero-Base-Budgeting verlangt von jedem Manager sein Budget vollständig und detailliert zu begründen.

Beide heuristische Verfahren sind Output-orientiert und sind aufgrund des hohen Arbeits- und Zeitaufwandes nicht laufend, sondern nur einmalig anwendbar. Der Vorteil liegt in der Überschreitung des 1-Jahres-Budgetzeitraumes. Beide Instrumente sind jedoch entweder nur kostenstellen- oder abteilungsorientiert (GWA) oder funktionsorientiert (Leistungspakete des ZBB).

Die Prozesskostenrechnung kann hingegen eine prozessorientierte, kostenstellenorientierte Sichtweise und permanente Vorgehensweise anbieten

Vorteile der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung versucht die Beherrschung des Gemeinkostensbereiches der Unternehmen. Dieses Ziel soll sie über eine Änderung der Sichtweise des Gemeinkostenbereiches erreicht werden, indem nicht die Abteilungsorientierung, sondern die kostenstellenübergreifende Ablauforientierung (Prozessorientierung) im Vordergrund steht. Gemäß diesem Sinn, ist die Prozesskostenrechnung ein Instrument zur Umsetzung der Prozessorientierung mit dem Schwerpunkt auf der Kostenseite. Ihr Ziel liegt daher nicht nur in der Ermittlung von Prozesskosten oder der Verrechnung von Gemeinkosten, sondern auch in:  

  • Transparenz. Die Prozesskostenrechnung versucht eine transparente Darstellung der Tätigkeiten und Zusammenhänge im Gemeinkostenbereich. Das Verfahren soll die Häufigkeit der Abläufe ermitteln und dokumentieren.
  • Optimierung Die Prozesskostenrechnung optimiert die Prozesse bezüglich Zeit, Qualität und Effizienz.
  • Im Gegensatz zur GWA und zum ZBB ist die Prozesskostenrechnung ein permanentes Gemeinkostenmanagement. Sie kann geänderte Prozessvolumen und geänderte Prozessabläufe anzeigen und Hinweise auf einzuleitende Maßnahmen geben.
  • Die prozessorientierte Kalkulation dient der Entscheidungsunterstützung auf Sortimentsgestaltungen derart, dass bestimmten Varianten die tatsächliche Ressourcenbeanspruchung zugerechnet wird.
  • Durch Informationen der Prozesskostenrechnung können während der Produktentwurfsphase voraussichtliche Fertigungs- oder Begleitprozesse bewertet werden. Dadurch können Produkte bereits in der Entwurfsphase kostenorientierter gestaltet werden.