Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Wie prüft man elektronische Rechnungen und welche Fehler kann es geben?
Ab 2027 ist die elektronische Rechnung bis auf wenige Ausnahmen Pflicht Bereits jetzt werden X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Formate verwendet, aber oft nicht im Sinne des Gesetzgebers geprüft.
Daher stellt sich die Frage: Was muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung unternehmen, um die Korrektheit einer elektronischen Rechnungsicherzustellen?
Dazu gibt es ein BMF-Schreiben vom 15.10.2025, das auf der folgenden Seite zusammengefasst und erklärt wird.
Inhalt des BMF-Schreibens in knapper Form
Das BMF‑Schreiben vom 15. Oktober 2025 verlangt zusätzlich technische Prüfungen gegen die EN 16931‑XSD und länderspezifische CIUS‑Regeln (z. B. XRechnung).
Das bedeutet zusätzliche Software oder Web-Dienste, denn die elektronischen Rechnungen können durch die XML-Schreibweise praktisch nur noch elektronisch mit Rechnungsvalidierern auf die Regelwerkerfüllung der EN 16931 geprüft werden.
Die bisherige reine menschliche Sichtprüfung ist nicht mehr hilfreich und praktikabel.
Ein Beispiel für einen Validator ist der Rechnungsvalidator des Landes Baden-Württemberg:
https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
Relevanz des Prüfungsergebnisses durch einen Validator
Das Prüfungsergebnis der Regelprüfungen zeigt der softwaregestützte Validierer an und er gibt damit laut BMF-Sichtweise ein verlässliches Ergebnis, ob die Rechnung aus technischer Sicht zu akzeptieren oder abzulehnen ist. Hierauf weist auch Randziffer 35a des BMF-Schreibens hin (siehe oben stehenden Kasten).
Erst danach kommt die klassische inhaltliche Rechnungsprüfung.
Der Validator zeigt an, ob die elektronische Rechnung syntaktisch fehlerfrei ist und gibt im Fehlerfall eine entsprechende Meldung aus. Dabei wird unterschieden zwischen:
1. Formatfehler bzw. XSD‑Fehler
dieser leigt vor, wenn eine elektronische Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, UBL) nicht der zugrunde liegenden XSD‑Schema‑Definition entspricht oder nicht maschinenlesbar ist.
oder
2. CIUS-Fehler:
hierbei wird das nationale Regelwerk verletzt wird (z.B. das für XRechnung oder ZUGFeRD).
Folge für den Eingangsrechnungsprozess
Damit verändert sich der bisherige Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung spürbar. Die technische Validierung des Rechnungsformats muss als zusätzlicher Prüfungsschritt an geeigneter Stelle in den bestehenden Prozess integriert werden.
Soweit es keine software- oder prozessintegrierte elektronische Prüfung gibt, ist der Zusatzaufwand für die Validierung des Rechnungsformates beachtlich!
Nach ersten Erfahrungen ist auch bei der technischen Prüfung mit einem Validator eine fachkundige Betrachtung der Prüfergebnisse sinnvoll. Die Ergebnisse sind nicht in jedem Fall selbsterklärend und sollten entsprechend eingeordnet werden.