Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

EU-Planungen bei elektronischen Rechnungen

Stand: April 2023

Die EU-Kommission hat am 08.12.2022 unter der Überschrift VAT in the Digital Age („ViDA“) einen Richtlinienentwurf erstellt. Dieser möchte wegen den Veränderungen im Handel und Geschäftsbetrieb durch die Digitalisierung eine mehrwertsteuerrechtliche Harmonisierung erreichen. Geplant ist daher eine geänderte Mehrwertsteuersystemrichtlinie zwischen 2024 bis 2028 umzusetzen.

Digitales Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze: Artikel 262 bis 271

Die EU spricht von einem digitalen Meldesystem („Digital reporting system“) und verwendet nicht den Begriff CTC. Inhaltlich sind die Ansätze ähnlich, denn es geht um ein Echtzeit-Meldesystem. Details sind in Artikel 263 festgelegt:

  • Die Informationen sind auf Umsatzbasis zu übermitteln.
  • Die Übermittlungsfrist der Daten beträgt zwei Arbeitstage nach Rechnungsstellung oder wenn die Rechnung hätte ausgestellt werden müssen!
  • Die Datenübermittlung muss auf elektronischem Weg erfolgen, wobei die Mitgliedstaaten die Mittel für diese Übermittlung bereitstellen müssen.

Um die Aufdeckung von Betrug zu verbessern, sollen zusätzliche Meldedaten verwendet werden:

  • der Verweis auf die ursprüngliche Rechnung bei Rechnungsberichtigungen,
  • die Angabe des Bankkontos, auf das die Zahlung für die Rechnung erfolgt, und
  • die vereinbarten Zeitpunkte für die Begleichung des Rechnungsbetrags.

Diese Meldungen erfolgen künftig nach EU-einheitlichem Format. Die Mitgliedstaaten können diesbezüglich keine weitere Angaben über innergemeinschaftliche Umsätze verlangen damit die Einheitlichkeit in den Ländern gewahrt bleibt.

Folgen für die Rechnungsstellung: Nur noch Rechnungen in XML-/Klardaten und keine PDF-Rechnungen mehr!

Die Pflicht zu Meldung und die Anpassung der Mehrwertsteuerrichtlinie wirken sich auf die Rechnungsstellung aus. Bisher sind Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen in der Mehrwertsteuerrichtlinie einander gleichgestellt.

Der Rechnungsempfänger muss bisher der Ausstellung elektronischer Rechnungen immer zustimmen (Artikel 232 Mehrwertsteuersystemrichtlinie). Dies hindert die Mitgliedstaaten daran, eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung einzuführen, die als Grundlage für ein elektronisches Meldesystem dient.

Außerdem konnten die Unternehmen ihre Fakturierungssysteme nicht vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen konnten, weil sie immer dann Papierrechnungen ausstellen mussten, wenn der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung nicht zustimmte.

Das soll sich nun ändern: Zunächst wird o. g. Artikel 232 gestrichen, so dass die Zustimmungspflicht zur elektronischen Rechnung entfällt! Weiterhin wird der Begriff „elektronische Rechnung“ an das Verständnis über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen angepasst, d. h. es entspricht nun dem XRechnungs-Prinzip – nur Daten kein Rechnungsbild.

Weiterhin wird die elektronische Rechnungsstellung als Standardverfahren für die Ausstellung von Rechnungen festgelegt. Die Verwendung von Rechnungen in Papierform wird nur noch in Fällen möglich sein, die von den Mitgliedstaaten genehmigt werden.  Diese Genehmigung darf nicht für die Fälle gelten, die den Meldepflichten nach Titel XI Kapitel 6 unterliegen, da dies die automatische Meldung der Daten behindern oder erschweren würde.

Ist in der Mehrwertsteuerrichtlinie die Rede von „elektronischen Rechnungen“, so sind darunter strukturierte elektronische Rechnungen zu verstehen. Das bedeutet reine pdf-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen mehr und nicht mehr zulässig!

Änderungen bei Formaldaten und Inhalten bei Rechnungen

Die Umstellung auf Meldesystem mit Echtzeit-Information bedingt, dass die Frist der Rechnungsstellung auf 2 Tage nach Inkrafttreten des Steuertatbestandes erfolgen muss (bisher 45 Tage).

Wegen der Echtzeit-Anforderung wird die Möglichkeit zusammenfassender Rechnungen für einen Abrechnungsmonat abgeschafft – kurzum: Sammelrechnungen können wie bisher nicht mehr ausgestellt werden.

Die Rechnung soll alle relevanten Informationen für da Meldesystem in sich tragen, deswegen gibt es neue Mindestanforderungen an Rechnungsinhalte:

  1. Nummer des Bankkontos, auf das die Zahlung zur Begleichung der Rechnung erfolgt,
  2. die vereinbarten Zeitpunkte und
  3. Beträge jeder Zahlung im Zusammenhang mit einem konkreten Umsatz
  4. bei einer Änderungsrechnung ist die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung anzugeben