Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Aktuelles zur Senkung der Umsatzsteuer ab 2020

Inhalt der Änderung

Die Regierungskoalition hat im Zuge des Konjunktur- und Krisenbewältigungspakets am 3.6.2020 verkündet, den Umsatzsteuersatz vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 von 19 % auf 16 % bzw. von 7 % auf 5 % abzusenken.

Diese Maßnahme gilt es in den Rechnungserkennungs- und bearbeitungslösungen nun umzusetzen.

Im folgenden gibt es dazu eine kurze Checkliste.

Änderungen in der Erkennung

In den Erkennungslösungen ist lediglich die Steuersatzerkennung zu überprüfen.

  • So sollten die neuen Steuersätze 16% und 5 % zusätzlich als korrekte Werte hinterlegt werden.
  • Fallweise ist bereits in der Erkennungslösung jeder Wert mit dem Steuersatzschlüssel aus dem ERP-System zu verbinden. Da die Rechnungserkennung i.d.R. keine Steuerkennzeichen (oder Steuersatzschlüssel) kennt (und diese dann nicht an das ERP-System gemeldet werden kann), muss anhand des Kreditors, Buchungskreises (oder Mandaten), des Landes und des erkannten Steuersatzes ein Mapping auf das jeweilige Steuerkennzeichen erfolgen.
     
  • Hinweis:
    Soweit die Erkennung nicht angepasst werden kann oder soll, werden die neuen Steuersätze ncht erkannt und sind i.d.R. manuell einzutragen oder oder Workflow bzw. im ERP-System auszuwählen.

Änderungen im Workflow/ERP-System

Im Rechnungsprüfungs-Workflow/im ERP-System sind die neuen Steuersätze zumeist mit neuen Steuerkürzeln zu belegen und dem Workflow bekannt zu geben.

Darüberhinaus sind weitere Einstellungen in den ERP-Lösungen unabhängig vom Rechnungs-Workflow vorzunehmen, wie beispielsweise:

  • Anlegen neuer Mehrwertsteuerkennzeichen für die neuen Umsatzsteuersätze
  • Einrichten von Konten für die neue Umsatzsteuersätze
  • Prüfen bzw. Anpassen der Verknüpfung der neuen Konten für die Voranmeldungsformulare
  • Anpassen der Artikelstammdaten und Änderung der Steuersatzverknüpfung. Da ab 2021 wieder die urspürnglichen Steuersätze gelten, ist es in manchen Lösungen ggf. einfacher, die Artikeleinstellungen nicht anzupassen, sondern den Artikelstamm (gesamt oder in Teilen) zu kopieren und mit den neuen Steuersätzen zu verbinden.
  • Angelegte Aufträge müssen je nach ERP-Lösung und Umstellungsverfahren geändert werden, beispielsweise sind Artikel mit den neuen Steuersätzen zu verbinden
  • soweit möglich: Gültigkeit für die neuen Steuersätze hinterlegen.
  • Überprüfen und Anpassen von Formularen: Fallweise können Texte oder Inhalte von Mehrwertsteuersätzen abhängen, hier sind Abhängigkeiten zu prüfen und anzupassen.
  • etc.

Testfälle

Die Änderungen sollten überprüft und mit Tests validiert werden. Beispielsweise mit folgenden Tests:

Erkennungstests für 5%, 7 %, 16% und 19%

Rechnungen mit den jeweiligen Werten erzeugt oder verwendet werden und die Erkennung der Werte ist zu prüfen.

Erwartete Testergebnisse:

  • Die Werte werden erkannt, wenn sie alleine oder in Kombination mit anderen Werten auf der Rechnung stehen
  • Es werden die richtigen Steuerkürzel aus dem ERP-System gezogen
  • die §14 UStG-Prüfung arbeitet korrekt

Rechnungs-Workflow akzeptiert 5%, 7 %, 16% und 19%

Der Workflow akzeptiert die o.g. Werte und ordnet sie den korrekten Steuersatzschlüsseln zu

Erwartete Testergebnisse:

  • Die Werte werden akzeptiert und korrekt in den Kopf- und Positionsangaben ausgewiesen
  • Es werden die richtigen Steuerkürzel aus dem ERP-System gezogen
  • die bereits gestarteten Workflow werden von der Änderung nicht beeinflusst